Ratgeber · KI
KI-Potenzialanalyse: Wo lohnt sich KI in unserem Unternehmen?
Viele Unternehmen wissen inzwischen, dass sie etwas mit KI machen sollten. Schwieriger ist die Frage, wo sie anfangen. Laut Statistischem Bundesamt hat 2025 gut ein Viertel der Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten KI genutzt. Unternehmen, die KI in Betracht gezogen, aber noch nicht eingesetzt haben, nennen als häufigsten Grund fehlendes Wissen. Eine KI-Potenzialanalyse beantwortet die Frage nach dem Anfang: Welche Aufgabe kostet heute viel Zeit, und bei welcher bringt ein KI-Ablauf zuerst etwas? Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie die KI-Potenzialanalyse in fünf Schritten selbst beginnen, mit einer einfachen Tabelle zur Bewertung.
Was eine KI-Potenzialanalyse leisten soll
Am Ende einer guten KI-Potenzialanalyse steht kein Strategiepapier, sondern eine Entscheidung. Drei Ergebnisse reichen:
• Eine Liste wiederkehrender Aufgaben mit grob geschätztem Zeitaufwand pro Woche.
• Eine Bewertung, welche dieser Aufgaben sich für einen KI-Ablauf eignen und welche nicht.
• Ein erster Ablauf mit einem klaren Ziel und einem Plan, wie Sie ihn mit echten Beispielen testen.
Alles Weitere, etwa Richtlinien, Schulungen oder ein Fahrplan für mehrere Bereiche, baut darauf auf. Wer mit dem Fahrplan beginnt, plant oft für Aufgaben, die niemand genau kennt.
KI-Potenzialanalyse in fünf Schritten
Schritt 1: Aufgaben sammeln, nicht Ideen
Fragen Sie nicht „Wo könnten wir KI einsetzen?“, sondern „Was machen wir jede Woche wieder?“. Die erste Frage bringt Schlagworte, die zweite bringt Arbeit, die sich beschreiben lässt. Gute Fundstellen sind der eigene Kalender, das Postfach und die Liste offener Aufgaben. Typische Antworten sind Anfragen beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen und Belege erfassen, Berichte erstellen, Termine vor- und nachbereiten, Dokumente suchen und Daten von einem System in ein anderes übertragen.
Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen. Die Geschäftsführung sieht oft nur das Ergebnis, nicht die zwanzig Minuten Abtippen davor.
Schritt 2: Zeit grob schätzen
Für jede Aufgabe genügen zwei Zahlen: Wie oft pro Woche fällt sie an, und wie lange dauert sie im Schnitt? Häufigkeit mal Dauer ergibt die Stunden pro Woche, für das ganze Team zusammen. Grob schätzen reicht. Es geht um die Reihenfolge, nicht um eine Zeiterfassung. Wer genauer sein will, schreibt eine Woche lang nebenbei mit.
Schritt 3: Jede Aufgabe mit vier Fragen bewerten
Zeit allein macht eine Aufgabe nicht zu einem guten ersten Ablauf. Bewerten Sie jede Aufgabe zusätzlich mit vier Fragen, jeweils von 1 (kaum) bis 3 (stark):
1. Wie gleich läuft die Aufgabe ab? Kommt jedes Mal dieselbe Art von Eingang, und entsteht dieselbe Art von Ergebnis?
2. Wie klar sind die Regeln? Lässt sich aufschreiben, wie entschieden wird, oder hängt viel am Bauchgefühl?
3. Liegen die Daten digital vor? Kommen die Informationen per Mail, PDF oder aus einem System, oder auf Papier und im Kopf einzelner Personen?
4. Wie gut lässt sich ein Fehler verkraften? 3 heißt, ein Fehler fällt auf und lässt sich leicht korrigieren, 1 heißt, er kostet Geld oder Vertrauen.
So kann die Tabelle aussehen. Die Werte sind ein Beispiel, keine Messung:
Anfragen über die Website beantworten
Stunden pro Woche: 6, Gleichförmig: 3, Regeln klar: 3, Daten digital: 3, Fehler verkraftbar: 2, Summe: 11
Lieferscheine in die Warenwirtschaft übertragen
Stunden pro Woche: 4, Gleichförmig: 3, Regeln klar: 3, Daten digital: 2, Fehler verkraftbar: 2, Summe: 10
Wöchentlichen Projektstatus schreiben
Stunden pro Woche: 3, Gleichförmig: 2, Regeln klar: 2, Daten digital: 3, Fehler verkraftbar: 3, Summe: 10
Verträge prüfen
Stunden pro Woche: 5, Gleichförmig: 1, Regeln klar: 1, Daten digital: 3, Fehler verkraftbar: 1, Summe: 6
Schritt 4: Den ersten Ablauf wählen
Nehmen Sie als ersten Ablauf eine Aufgabe mit vielen Stunden und einer hohen Summe. Bei gleicher Summe entscheiden die Stunden. Im Beispiel oben liegen die Anfragen vorn: die meisten Stunden und die höchste Summe. Weil Antworten an Kunden gehen, bekommt dieser Ablauf eine Freigabe durch einen Menschen. Die Vertragsprüfung wäre zwar zeitintensiv, aber ein schlechter Start: Sie läuft jedes Mal anders, braucht viel Urteil, und ein übersehener Punkt ist teuer.
Wählen Sie bewusst nicht die eindrucksvollste Aufgabe, sondern die, bei der Sie nach vier Wochen sicher sagen können, ob es funktioniert. Legen Sie gleich mit fest, wo ein Mensch prüft und freigibt, bevor etwas verschickt oder gebucht wird.
Schritt 5: Klein testen, dann entscheiden
Schreiben Sie vor dem Test auf, was Erfolg heißt, etwa „Die Antwort auf eine Anfrage liegt als Entwurf vor, und in den meisten Fällen genügen kleine Korrekturen“. Testen Sie dann mit 20 bis 30 echten Fällen aus Ihrem Alltag, nicht mit ausgedachten. Halten Sie fest, wie viel Zeit Sie sparen und wie oft ein Mensch nacharbeiten muss. Danach entscheiden Sie: ausbauen, anpassen oder lassen. Auch „lassen“ ist ein brauchbares Ergebnis, wenn Sie es nach vier Wochen statt nach einem Jahr wissen.
Abkürzung für Schritt 1 und 2
Unser Zeitfresser-Check rechnet Häufigkeit und Dauer für typische Aufgaben in Stunden pro Woche um und zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet. Ihre Eingaben werden nur in Ihrem Browser berechnet und nicht gespeichert.
Typische Fehler bei der KI-Potenzialanalyse
• Mit dem Werkzeug beginnen statt mit der Aufgabe. Lizenzen zu kaufen und dann nach Einsatzfeldern zu suchen, führt oft dazu, dass sie kaum genutzt werden. Mehr dazu im Ratgeber Copilot-Lizenzen ungenutzt: Was jetzt?.
• Zu groß anfangen. Ein Ablauf über fünf Abteilungen und drei Systeme ist kein Test, sondern ein Projekt.
• Die Datenfrage zu spät stellen. Wenn die nötigen Informationen auf Papier oder nur im Kopf einer Person liegen, muss das zuerst gelöst werden.
• Niemand ist zuständig. Ein Ablauf braucht eine Person, die ihn betreut und entscheidet, wenn sich etwas ändert.
• Datenschutz übersehen. Sobald Kunden- oder Personaldaten im Spiel sind, gehört die Frage nach dem Anbieter und dem Vertrag dazu. Eine Orientierung gibt der Ratgeber Darf unser Team Kundendaten in ChatGPT eingeben?.
Wann sich Hilfe von außen lohnt
Die ersten drei Schritte schaffen die meisten Teams selbst. Hilfe von außen lohnt sich vor allem, wenn im Alltag niemand die Zeit dafür hat, wenn der vielversprechendste Ablauf über mehrere Systeme läuft oder wenn Datenschutz und Freigaben geklärt werden müssen, bevor gebaut wird. Was in einer KI-Beratung geklärt wird, beschreiben wir auf einer eigenen Seite. Wie Sie Angebote vergleichen, steht in Was kostet KI-Beratung?, worauf Sie bei der Auswahl achten, in KI-Berater finden.
Wo aenuma hilft
Wenn Sie den Einstieg suchen, sehen wir uns Ihre Abläufe mit Ihnen an und zeigen, welche sich lohnen. Das Ergebnis ist ein priorisierter Plan mit Umfang, Preis und Voraussetzungen. Wenn Sie schon eine Idee haben, prüfen wir Machbarkeit, Nutzen und Aufwand und schärfen sie.
Danach bauen wir den ersten Ablauf in Ihrer Umgebung, etwa mit Microsoft 365, n8n oder Make, und testen ihn mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Was automatisch passiert und wo ein Mensch prüft, steht vorher fest. Anschließend führen wir den Ablauf mit den Menschen ein, die damit arbeiten.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine KI-Potenzialanalyse?
Das hängt davon ab, wie viele Bereiche Sie einbeziehen. Für die Schritte 1 bis 3 aus diesem Ratgeber können Sie eine Woche einplanen, in der das Team nebenbei mitschreibt. Der Test in Schritt 5 braucht so lange, bis genug echte Fälle durchgelaufen sind.
Brauchen wir zuerst eine KI-Strategie?
Nicht für den ersten Ablauf. Eine Strategie wird besser, wenn sie auf Erfahrungen mit echten Aufgaben aufbaut. Wichtig sind von Anfang an nur zwei Regeln: welche Daten in welche Werkzeuge dürfen und wer Ergebnisse freigibt.
Was ist der Unterschied zu einem KI-Readiness-Check?
Ein Readiness-Check fragt meist, ob Daten, IT und Kenntnisse im Unternehmen für KI bereit sind. Die KI-Potenzialanalyse fragt, bei welcher Aufgabe sich KI lohnt. Beides hängt zusammen. Für kleinere Unternehmen ist die Aufgabe der bessere Anfang, weil sich Daten- und IT-Fragen dann an einem konkreten Fall klären lassen.
Kann eine KI-Potenzialanalyse gefördert werden?
Beratung zu KI kann unter bestimmten Bedingungen über die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen bezuschusst werden. Wer gefördert wird und was ab 2027 gilt, steht im Ratgeber BAFA-Förderung für KI-Beratung.
Quellen
Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen (Statistisches Bundesamt)
Gründe gegen die Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen im Jahr 2025 (Statistisches Bundesamt)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: November 2026.
Wo würden Sie anfangen?
Beschreiben Sie uns zwei oder drei Aufgaben, die Ihr Team jede Woche Zeit kosten. Wir sagen Ihnen, welche sich als erster Ablauf eignet und was dafür nötig ist.
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