KI-Berater finden: 8 Prüffragen für die Auswahl

Warum die Auswahl so wichtig ist

KI-Projekte scheitern oft, und selten am Werkzeug. Die Forschungsorganisation RAND hat 65 erfahrene Fachleute befragt und schreibt, dass nach einigen Schätzungen mehr als 80 Prozent aller KI-Projekte scheitern, doppelt so häufig wie IT-Projekte ohne KI. Als häufigste Ursachen nennt RAND:

1. Das Problem, das KI lösen soll, ist falsch verstanden oder schlecht beschrieben.
2. Es fehlen Daten in ausreichender Menge oder Qualität.
3. Das Projekt jagt der neuesten Technik nach statt einem echten Problem.
4. Es fehlt die Infrastruktur, um Daten zu verwalten und Ergebnisse in Betrieb zu nehmen.
5. Die Aufgabe ist für KI zu schwierig.

Gute KI-Beratung setzt genau an diesen Punkten an. Die Prüffragen folgen daraus.

Acht Prüffragen, um den richtigen KI-Berater zu finden

1. Fragt der Berater nach Ihrer Arbeit, bevor er ein Werkzeug nennt?

Ein guter KI-Berater will zuerst wissen, welche Aufgaben bei Ihnen Zeit kosten, wer daran arbeitet und wo es heute hakt. Wer im ersten Gespräch schon weiß, dass Sie „einen Chatbot“ oder „Copilot“ brauchen, verkauft eher ein Werkzeug als eine Lösung.

2. Schlägt er einen kleinen ersten Schritt vor?

Statt einer großen KI-Strategie sollte am Anfang ein Ablauf stehen, der in überschaubarer Zeit fertig wird und sich messen lässt, etwa gesparte Stunden pro Woche. Danach entscheiden Sie, ob es weitergeht.

3. Kann er zeigen, was er gebaut hat?

Folien und Fallstudien sagen wenig. Fragen Sie nach einer Vorführung: ein echter Ablauf, gern mit Beispieldaten, und eine Erklärung, was dabei schwierig war.

4. Ist er offen bei Werkzeugen und bei eigenen Interessen?

Fragen Sie, ob der Berater Partner eines Herstellers ist, Provisionen bekommt oder eine eigene Plattform verkauft. Das ist nicht verboten, Sie sollten es aber wissen. Ein guter Berater baut, wenn es passt, mit dem, was Sie schon haben, etwa Microsoft 365, und begründet, wenn etwas dazukommen soll.

5. Klärt er Daten und Datenschutz vor dem Bau?

Welche Daten verarbeitet der Ablauf, wo liegen sie, wer darf zugreifen, und welcher KI-Dienst sieht sie? Bei personenbezogenen Daten gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu, je nach Fall auch Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte. Wer das erst nach dem Bau klären will, plant ein Risiko ein.

6. Legt er fest, wo ein Mensch entscheidet?

KI macht Fehler. Ein guter Ablauf regelt vorher, was automatisch passiert und wo eine Person prüft und freigibt, etwa bevor eine Antwort an einen Kunden geht oder eine Rechnung gebucht wird.

7. Gehört Ihnen am Ende, was gebaut wurde?

Klären Sie, wem Abläufe, Zugänge und Dokumentation gehören, und ob alles in Ihren eigenen Konten läuft. Ein guter Test: Läuft der Ablauf auch weiter, wenn Sie die Zusammenarbeit beenden?

8. Denkt er an die Menschen, die damit arbeiten?

Ein Ablauf, den niemand nutzt, bringt nichts. Fragen Sie, wie die Einführung aussieht, wer geschult wird und wer danach Ansprechpartner ist, wenn sich etwas ändert.

Warnzeichen

• Garantierte Einsparungen oder Rendite. Das Ergebnis hängt von Ihren Daten und Ihrem Team ab. Seriöse Anbieter nennen Annahmen, keine Garantien.
• Eine KI-Strategie ohne einen einzigen konkreten Ablauf.
• Nur ein Werkzeug im Angebot, egal, was Sie brauchen.
• Unklare laufende Kosten für Lizenzen, Nutzung und Betreuung.
• Keine Aussage zum Datenschutz, bevor Daten fließen.

Fragen für das Erstgespräch

1. Welche Abläufe würden Sie sich bei uns als Erstes ansehen, und warum?
2. Was ist der kleinste sinnvolle erste Schritt, und woran messen wir ihn?
3. Mit welchen Werkzeugen würden Sie bauen, und was davon haben wir schon?
4. Welche Daten brauchen Sie, und wo werden sie verarbeitet?
5. Wo prüft bei diesem Ablauf ein Mensch?
6. Was kostet der erste Schritt, und welche laufenden Kosten kommen dazu?
7. Wem gehört am Ende, was Sie bauen?
8. Wie führen Sie den Ablauf in unserem Team ein?

Wie sich die Kosten zusammensetzen, zeigt der Ratgeber Was kostet KI-Beratung?.

Wenn Sie eine Förderung nutzen wollen

Für die BAFA-Förderung muss der Berater beim BAFA registriert sein und mehr als die Hälfte seines Umsatzes mit Unternehmensberatung machen. Beratungen, die auf den Kauf von Produkten oder Leistungen des Beraters zielen, sind ausgeschlossen. Fragen Sie danach, bevor Sie einen Vertrag schließen. Mehr im Ratgeber BAFA-Förderung für KI-Beratung.

Wo aenuma hilft

aenuma beginnt mit Ihrer Idee oder mit Ihren Abläufen, nicht mit einem Werkzeug. Wir bauen in Ihrer Umgebung, etwa mit Microsoft 365, n8n oder Make, testen mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag und legen vorher fest, wo ein Mensch entscheidet. Danach führen wir den Ablauf mit den Menschen ein, die damit arbeiten. Mehr zur KI-Beratung bei aenuma.

Häufige Fragen

Ist „KI-Berater“ eine geschützte Berufsbezeichnung?

Nein. Jeder darf sich KI-Berater nennen. Umso wichtiger sind echte Arbeitsproben und klare Antworten auf die Prüffragen.

Brauchen wir einen Berater aus unserer Branche?

Nicht unbedingt. Viele Abläufe, etwa Anfragen beantworten oder Rechnungen erfassen, sehen in allen Branchen ähnlich aus. Wichtiger ist, dass der Berater sich die Zeit nimmt, Ihre Arbeit zu verstehen.

Muss der Berater vor Ort sein?

Für die meisten KI-Projekte nicht. Analyse, Bau und Schulung funktionieren gut per Video. Ein Termin vor Ort kann helfen, wenn viele Menschen an einem Ablauf beteiligt sind.

Wie viele Angebote sollten wir einholen?

Zwei bis drei reichen meist. Vergleichen Sie sie anhand der Prüffragen und der Kostenblöcke, nicht nur über den Preis.

Quellen

The Root Causes of Failure for Artificial Intelligence Projects and How They Can Succeed (RAND Corporation, 2024)
Merkblatt Hinweise für KMU zur Beraterauswahl, ab 01.01.2027 (BAFA)
Förderrichtlinie in der Fassung der zweiten Änderung vom 15. Oktober 2026 (BAFA)

Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: November 2026.

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