Ratgeber · KI
Was kostet KI-Beratung?
Wer KI-Beratung einkauft, bekommt sehr unterschiedliche Angebote: ein Workshop für einen Tag, eine Potenzialanalyse über mehrere Wochen, ein fertiger Ablauf zum Festpreis. Die Kosten für KI-Beratung lassen sich deshalb schlecht über den Tagessatz vergleichen. Aussagekräftiger ist, was am Ende entsteht und was danach noch dazukommt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Tagessätze im Markt üblich sind, aus welchen vier Blöcken sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie Angebote fair vergleichen.
Welche Tagessätze sind üblich?
Eine eigene Erhebung nur für KI-Beratung kennen wir nicht. Zwei Studien geben aber einen Rahmen:
• Unternehmensberatungen: Laut der Honorarstudie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) mit Zahlen für 2022 lag der durchschnittliche Tagessatz für Berater mit Masterabschluss am Anfang ihrer Laufbahn bei 1.350 Euro, für Projektleiter bei 1.950 Euro und für Partner bei 2.550 Euro. Die Spannen reichen von 750 bis 2.700 Euro, in Einzelfällen auch darüber hinaus. In der Honorarstudie 2025 berichten zwei Drittel der befragten Beratungen von sinkenden Tagessätzen.
• Freiberufler: Der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap nennt einen durchschnittlichen Stundensatz von 103 Euro unter den rund 5.400 Teilnehmenden. Bei acht Stunden sind das rund 820 Euro am Tag.
Für KI-Beratung gibt es keine eigenen Zahlen. Das BAFA nennt in seinem Merkblatt zur Beraterauswahl allgemein 600 bis 5.000 Euro pro Tag, je nach Qualifikation, und rät, auf die Gesamtkosten zu achten.
Die Kosten der KI-Beratung in vier Blöcken
1. Einstieg
Ein erstes Gespräch, in dem geklärt wird, ob und wo KI helfen kann. Viele Anbieter bieten es kostenlos an. Es ersetzt keine Analyse, zeigt aber, ob der Anbieter Ihre Arbeit versteht.
2. Analyse und Plan
Die eigentliche Beratung: Abläufe ansehen, Ideen prüfen, Nutzen und Aufwand schätzen, Prioritäten setzen. Das Ergebnis sollte ein Plan sein, aus dem hervorgeht, was gebaut wird, was es kostet und welche Voraussetzungen fehlen. Je nach Umfang dauert das wenige Tage bis mehrere Wochen.
3. Umsetzung
Der Bau der ersten Abläufe: Werkzeuge einrichten, Schnittstellen verbinden, mit echten Beispielen testen, Freigaben festlegen. Hier entsteht meist der größte Teil der Kosten. Manche Anbieter beraten nur und überlassen die Umsetzung Ihnen oder einem Dienstleister, andere machen beides.
4. Laufende Kosten
Was nach dem Projekt bleibt:
• Lizenzen für Werkzeuge wie Microsoft Copilot, ChatGPT Business, n8n oder Make
• Nutzungskosten für KI-Modelle, wenn ein Ablauf sie über eine Schnittstelle aufruft
• Betreuung, wenn jemand den Ablauf überwacht, anpasst und erweitert
• Interne Zeit Ihres Teams für Tests, Freigaben und Schulung, die selten in einem Angebot steht
Laufende Kosten getrennt ausweisen lassen
Ein gutes Angebot nennt Beratung, Umsetzung und laufende Kosten getrennt. Sonst wirkt ein Angebot günstig, das später über Lizenzen oder Betreuung teuer wird.
Wovon der Preis abhängt
• Zahl und Art der Abläufe: Ein Ablauf, der Anfragen vorsortiert, ist kleiner als einer, der Daten aus fünf Systemen zusammenführt.
• Datenlage: Liegen die Informationen sauber an einem Ort, geht es schneller. Verstreute Ablagen, Papier oder fehlende Zugänge kosten Zeit.
• Systeme und Schnittstellen: Microsoft 365 oder gängige Werkzeuge lassen sich meist direkt anbinden. Ältere Fachsoftware ohne Schnittstelle macht es aufwendiger.
• Datenschutz und Freigaben: Personenbezogene Daten, Betriebsrat oder Kundenvorgaben brauchen mehr Abstimmung, und das gehört in den Plan.
• Einführung: Wie viele Menschen mit dem Ablauf arbeiten und wie viel Schulung sie brauchen.
Tagessatz, Festpreis oder Paket?
Tagessatz
Passt, wenn: Der Umfang noch offen ist, etwa in der Analyse
Darauf achten: Obergrenze vereinbaren, Zwischenstand regelmäßig zeigen lassen
Festpreis
Passt, wenn: Das Ergebnis klar beschrieben ist
Darauf achten: Was genau geliefert wird und was ein Nachtrag kostet
Paket oder Abo
Passt, wenn: Sie laufende Betreuung wollen
Darauf achten: Was enthalten ist und wie Sie kündigen können
Gibt es Förderung?
Das BAFA bezuschusst Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen mit 50 Prozent, in den neuen Bundesländern (ohne Berlin und Region Leipzig, dazu die Regionen Lüneburg und Trier) mit 80 Prozent, bei förderfähigen Kosten von höchstens 3.500 Euro. Gefördert wird die Beratung durch einen beim BAFA registrierten Berater, nicht der Bau. Die Richtlinie ist bis Ende 2028 verlängert, mit einigen Änderungen ab Januar 2027. Details im Ratgeber BAFA-Förderung für KI-Beratung.
So vergleichen Sie Angebote
1. Ergebnis statt Stunden: Was liegt am Ende vor? Ein Bericht, ein Plan oder ein laufender Ablauf?
2. Alle Kostenblöcke: Stehen Umsetzung und laufende Kosten drin oder kommen sie später?
3. Eigentum: Gehören Ablauf, Zugänge und Dokumentation Ihnen, und läuft der Ablauf auch ohne den Anbieter weiter?
4. Erster Schritt: Gibt es einen kleinen, abgeschlossenen ersten Schritt, nach dem Sie entscheiden können?
Mehr Prüffragen stehen im Ratgeber KI-Berater finden.
Wo aenuma hilft
aenuma klärt mit Ihnen, wo KI sich lohnt, baut die Abläufe in Ihrer Umgebung und führt sie in Ihrem Team ein. Nach dem ersten Gespräch erhalten Sie ein Angebot mit Umfang und Preis. Lizenzkosten für Werkzeuge weisen wir getrennt aus. Mehr zur KI-Beratung bei aenuma.
Häufige Fragen
Lohnt sich KI-Beratung für kleine Unternehmen?
Wenn es Aufgaben gibt, die regelmäßig anfallen und viel Zeit kosten, ja. Dann lässt sich der Nutzen in gesparten Stunden schätzen und mit den Kosten vergleichen. Wer keine solche Aufgabe findet, braucht eher eine gute Einführung in die Werkzeuge, die er schon hat.
Was kostet KI im laufenden Betrieb?
Das hängt von Lizenzen, Nutzung und Betreuung ab. Lassen Sie sich die laufenden Kosten im Angebot getrennt und mit einer Annahme zur Nutzung ausweisen, etwa für eine bestimmte Zahl von Vorgängen im Monat.
Ist das Erstgespräch wirklich kostenlos?
Bei vielen Anbietern ja. Bei aenuma dauert es 30 Minuten und ist kostenlos und unverbindlich. Fragen Sie vorher, ob danach schon eine kostenpflichtige Analyse beginnt.
Kann ich KI-Beratung von der Steuer absetzen?
Beratungskosten sind für Unternehmen in der Regel Betriebsausgaben. Wie sie in Ihrem Fall zu behandeln sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen
Unternehmensberatung: Was kostet ein Berater? (Produktion, zur BDU-Studie „Honorare im Consulting“, Zahlen 2022)
Musterseiten BDU-Honorarstudie 2025 (BDU)
Freelancer-Kompass 2026 (freelancermap)
Merkblatt Hinweise für KMU zur Beraterauswahl, ab 01.01.2027 (BAFA)
Förderung von Unternehmensberatungen für KMU (BAFA)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: November 2026.
Was würde ein Ablauf bei Ihnen kosten?
Beschreiben Sie uns die Aufgabe, die Ihr Team am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, ob sich ein Ablauf dafür lohnt und was dazugehört. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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