BAFA-Förderung für KI-Beratung: Was gilt ab 2027?

Das Wichtigste in Kürze

• Zuschuss: 50 Prozent der Beratungskosten, höchstens 1.750 Euro. In den neuen Bundesländern 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro.
• Förderfähige Kosten: höchstens 3.500 Euro je Beratung, inklusive Auslagen und Reisekosten.
• Wer: kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
• Was: eine individuelle Beratung von höchstens 40 Stunden durch einen beim BAFA registrierten Berater. Workshops und die Umsetzung selbst gehören nicht dazu.
• Wann: Erst Antrag stellen und Informationsschreiben abwarten, dann den Vertrag schließen. Höchstens zwei geförderte Beratungen pro Jahr und fünf insgesamt seit 2023.
• Neu ab 2027: Antrag nur noch mit ELSTER-Konto oder BundID, weniger Formulare, kein Pflichtgespräch mehr für junge Unternehmen.

Was die BAFA-Förderung für KI-Beratung abdeckt

Gefördert werden Beratungen „zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung“. Eine KI-Beratung passt hinein, wenn sie genau das tut: Sie sieht sich an, wie Ihr Unternehmen arbeitet, benennt Schwachstellen und gibt konkrete Empfehlungen, wie Sie KI dort einsetzen. Die Richtlinie verlangt dafür drei Teile:

1. eine Analyse der Situation Ihres Unternehmens, bezogen auf den Beratungsauftrag,
2. die Schwachstellen, die dabei sichtbar werden,
3. konkrete Handlungsempfehlungen mit Anleitungen zur Umsetzung in die Praxis.

Die Beratung ist eine Einzelberatung für Ihr Unternehmen und dauert höchstens 40 Stunden. Reisezeiten und die Zeit für den Bericht zählen nicht mit. Am Ende steht ein schriftlicher Beratungsbericht, den Sie und der Berater unterschreiben.

Was nicht gefördert wird

• Workshops, Seminare und Gruppenveranstaltungen, auch wenn es um KI geht.
• Beratungen über 40 Stunden. Sie lassen sich laut Merkblatt auch nicht nachträglich auf 40 Stunden kürzen.
• Beratungen, die auf den Kauf beim Berater zielen. Wenn der Zweck ist, Produkte oder Leistungen zu erwerben, die der Berater selbst verkauft, ist die Beratung ausgeschlossen. Das betrifft etwa eine „Beratung“, die vor allem die Software des Anbieters einführt.
• Beratungen, die überwiegend Fördermittel, Rechts-, Steuer- oder Versicherungsfragen behandeln.
• Die Umsetzung. Gefördert wird das Beraterhonorar für die Beratung. Werkzeuge einrichten, Abläufe bauen und Lizenzen zahlen Sie selbst.

Für KI-Projekte heißt das
Die Förderung passt zur ersten Phase: herausfinden, wo KI sich lohnt, und einen Plan machen. Den Bau der Abläufe und die laufenden Kosten deckt sie nicht ab. Planen Sie dafür ein eigenes Budget ein. Was das ungefähr kostet, zeigt der Ratgeber Was kostet KI-Beratung?.

Wie hoch ist der Zuschuss?

Die Höhe hängt vom Standort der beratenen Betriebsstätte ab:

Neue Bundesländer, dazu die Regionen Lüneburg und Trier, ohne Berlin und Region Leipzig

Zuschuss: 80 Prozent
Höchstens: 2.800 Euro

Alte Bundesländer, dazu Berlin und Region Leipzig, ohne die Regionen Lüneburg und Trier

Zuschuss: 50 Prozent
Höchstens: 1.750 Euro

Förderfähig sind höchstens 3.500 Euro Beratungskosten, also Honorar, Auslagen und Reisekosten. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, bekommt den Zuschuss auf die Nettokosten. Rabatte werden abgezogen. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht, das BAFA entscheidet im Rahmen der verfügbaren Mittel.

Ein Beispiel: Beauftragt ein Unternehmen in Hessen eine KI-Beratung für 3.000 Euro netto, läge der Zuschuss bei 1.500 Euro, sofern das BAFA bewilligt. Kostet die Beratung 5.000 Euro, gibt es höchstens 1.750 Euro.

Wer kann die Förderung beantragen?

Antragsberechtigt ist das beratene Unternehmen, nicht der Berater. Es muss

• rechtlich selbständig sein und in der gewerblichen Wirtschaft oder in den Freien Berufen am Markt tätig,
• Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland haben,
• ein kleines oder mittleres Unternehmen nach EU-Definition sein, also weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Millionen Euro Umsatz oder höchstens 43 Millionen Euro Bilanzsumme.

Ausgeschlossen sind unter anderem Unternehmen, die selbst beratend oder schulend tätig sind, Unternehmen in Insolvenz sowie gemeinnützige Unternehmen, Vereine und Stiftungen. Arzt-, Zahnarzt- und Psychotherapiepraxen werden nur für bestimmte Themen gefördert, Details stehen in der Richtlinie.

Welcher Berater infrage kommt

Sie wählen den Berater frei, er muss aber beim BAFA registriert sein. Dafür muss er unter anderem

• selbständig sein und mehr als die Hälfte seines Umsatzes mit Unternehmensberatung machen,
• die nötigen Fähigkeiten und ein Qualitätssicherungssystem nachweisen,
• unabhängig von Ihrem Unternehmen sein. Inhaber, Gesellschafter, Mitarbeitende und Angehörige scheiden aus.

Das BAFA empfiehlt, den Berater vorher zu fragen, ob er im Programm registriert ist und Erfahrung damit hat. Ein Zuschuss ist erst möglich, wenn der Berater die Voraussetzungen gegenüber dem BAFA nachgewiesen hat. Mehr zur Auswahl im Ratgeber KI-Berater finden.

Was sich ab Januar 2027 ändert

Die geänderte Richtlinie tritt am 1. Januar 2027 in Kraft und gilt für alle Anträge ab diesem Tag. Verwendungsnachweise können bis zum 31. Dezember 2028 eingereicht werden. Maßgeblich ist das Datum des Antrags.

• Antrag nur noch mit ELSTER-Konto oder BundID. Wer bisher keins hat, sollte es rechtzeitig einrichten.
• Kein Pflichtgespräch mehr für junge Unternehmen. Bisher mussten Unternehmen im ersten Jahr nach der Gründung vorher ein Informationsgespräch mit einem Regionalpartner führen.
• Weniger Formulare. Die EU-KMU-Erklärung, die De-minimis-Erklärung und die Erklärung zur Charta der Grundrechte stecken künftig im Verwendungsnachweisformular. Unterschreiben müssen Sie nur noch dieses Formular und den Beratungsbericht.
• Einfacherer Zahlungsnachweis. Eine Umsatzanzeige Ihrer Bank reicht, ein Kontoauszug nur auf Nachfrage.
• Unverändert: Fördersätze, Höchstbeträge, die 40-Stunden-Grenze und das Kontingent von zwei Beratungen pro Jahr und fünf insgesamt seit 2023.

Für Anträge bis zum 31. Dezember 2026 gelten noch die bisherigen Regeln und Merkblätter.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Berater auswählen und klären, ob er beim BAFA registriert ist. Noch keinen Vertrag schließen.
2. Antrag online stellen über die Antragsplattform des BAFA. Dafür reichen Ihre Firmendaten, ab 2027 brauchen Sie ein ELSTER-Konto oder eine BundID.
3. Informationsschreiben abwarten. Leitstelle und BAFA prüfen die Voraussetzungen und schicken Ihnen ein Schreiben. Erst danach darf die Beratung beginnen, und schon der Vertragsabschluss gilt als Beginn.
4. Beratung durchführen und bezahlen. Der Berater erstellt den Bericht, Sie bezahlen die Rechnung vollständig per Überweisung, nicht bar, nicht verrechnet und nicht über den Berater oder Dritte finanziert.
5. Verwendungsnachweis einreichen, spätestens sechs Monate nach dem Informationsschreiben, bei der Leitstelle: Formular, Bericht, Rechnung, Zahlungsnachweis. Danach entscheidet das BAFA und zahlt den Zuschuss aus.

Häufige Fehler

• Der Vertrag wird vor dem Informationsschreiben unterschrieben. Dann ist die Förderung verloren.
• Die Beratung ist ein Workshop mit mehreren Teilnehmern statt einer Einzelberatung.
• Die Beratung dauert länger als 40 Stunden.
• Der Berater ist nicht registriert oder macht nicht überwiegend Unternehmensberatung.
• Das Honorar wird nicht vollständig bezahlt oder über den Berater oder Dritte vorfinanziert oder verrechnet.
• Die Unterlagen kommen später als sechs Monate nach dem Informationsschreiben.

Wo aenuma hilft

Die Förderung deckt die Analyse ab, nicht den Bau der Abläufe und nicht die laufenden Kosten. Für den Bau und die Einführung können Sie uns ansprechen: Wir bauen in Ihrer Umgebung, testen mit echten Beispielen und schulen Ihr Team. Mehr zur KI-Beratung bei aenuma.

Häufige Fragen

Gibt es eine eigene Bundesförderung nur für KI-Beratung?

Nach unserem Stand nein. KI-Beratung läuft beim Bund über das allgemeine Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“. Teils bieten Länder, Kammern und Förderbanken zusätzlich eigene Angebote an, etwa KI-Checks. Fragen Sie bei Ihrer IHK oder Handwerkskammer nach. Beratungen, die schon mit anderen öffentlichen Mitteln gefördert werden, dürfen nicht zusätzlich über das BAFA gefördert werden.

Wird ein KI-Workshop für unser Team gefördert?

Nein. Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen sind ausgeschlossen. Gefördert wird nur die Einzelberatung Ihres Unternehmens.

Zählt unser Antrag noch nach den alten oder schon nach den neuen Regeln?

Es zählt das Datum des Antrags. Anträge bis 31. Dezember 2026 laufen nach den bisherigen Regeln, Anträge ab 1. Januar 2027 nach den neuen.

Wie oft können wir die Förderung nutzen?

Höchstens zwei geförderte Beratungen pro Jahr und fünf insgesamt. Gezählt wird seit 2023, Beratungen aus den Jahren 2023 bis 2026 zählen also mit.

Werden auch Software und Lizenzen gefördert?

Nein, dieses Programm bezuschusst nur das Beraterhonorar mit Auslagen und Reisekosten.

Quellen

Förderung von Unternehmensberatungen für KMU (BAFA, Programmseite)
Förderrichtlinie in der Fassung der zweiten Änderung vom 15. Oktober 2026 (BAFA, BAnz AT 28.10.2026 B3)
Merkblatt Hinweise für KMU zur Beraterauswahl, ab 01.01.2027 (BAFA)
Merkblatt Beratungsinhalte und Beratungsbericht, ab 01.01.2027 (BAFA)
Merkblatt Zuschuss, Zahlung und Nachweis, ab 01.01.2027 (BAFA)

Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Beratung durch das BAFA oder die Leitstellen.