Ratgeber · Automatisierung
Alle Mails und Termine eines Kunden in Outlook bündeln
Wenn Sie mehrere Kunden über Outlook betreuen, verteilt sich der Verlauf eines Kunden meist auf Posteingang, Gesendete Elemente, Projektordner und Kalender. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie alle Mails eines Kunden in Outlook mit einer Suche finden, mit Suchordnern und Regeln dauerhaft zusammenhalten, mit Power Automate automatisch kategorisieren und Copilot dafür nutzen. Bei jedem Schritt steht, ob er für das neue Outlook, das klassische Outlook oder Outlook im Web gilt.
Warum der Verlauf eines Kunden in Outlook zerfällt
Nehmen wir die Muster Logistik GmbH. Ihre Ansprechpartnerin Katrin schreibt von katrin.weber@muster-logistik.de, der Geschäftsführer von einer anderen Adresse, die IT verschickt die Einladungen zum Lenkungskreis. Ihre Antworten liegen im Ordner Gesendete Elemente, ältere Verläufe im Projektordner. Outlook ordnet nach Ordner und Datum, nicht nach Kunde. Der gemeinsame Nenner ist die Domain muster-logistik.de, und fast alle Wege unten nutzen sie. Weil so viel an dieser Domain hängt, testen Sie jeden Weg einmal an einer Mail, die Sie kennen.
Alle Mails eines Kunden in Outlook mit einer Suche finden
Am schnellsten geht es über das Suchfeld. Outlook versteht Suchbefehle, die nach Absender, Empfänger und Datum filtern. Microsoft dokumentiert sie für das klassische und das neue Outlook für Windows. Die deutsche Microsoft-Hilfe nennt englische Befehle wie from: und deutsche wie von:. Greift einer nicht, probieren Sie den anderen.
Suchbefehle zum Ausprobieren
from:katrin.weber@muster-logistik.de: nur Mails von dieser Adresse
von:"Katrin Weber" empfangen:"diese Woche": ihre Mails dieser Woche
an:katrin: Ihre Mails an Katrin (im Ordner Gesendete Elemente ausführen)
muster-logistik.de: einfache Textsuche, findet die Domain eventuell auch im Text (nicht dokumentiert, Treffer prüfen)
organisator:katrin: Termine, die Katrin angelegt hat (im Kalender ausführen)
Operatoren wie UND, ODER und NICHT schreiben Sie groß, und Outlook zeigt höchstens 1.000 Treffer. Den Absenderbefehl dokumentiert Microsoft mit Namen oder vollständiger Adresse, nicht mit reiner Domain. Und eine Suche wird nicht gespeichert: Nächste Woche tippen Sie sie neu.
Suchordner: eine gespeicherte Ansicht je Kunde
Ein Suchordner ist ein virtueller Ordner. Er zeigt alle passenden Nachrichten, egal wo sie liegen, und verschiebt nichts. Löschen Sie ihn, bleiben die Mails erhalten.
1. Neues Outlook und Outlook im Web
Unter Suchordner in der Ordnerliste öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten und wählen Neuen Suchordner erstellen. Alternativ finden Sie die Suchordner in den Einstellungen im Bereich E-Mail. Es gibt nur vordefinierte Typen: Nehmen Sie den Typ für E-Mails von und an bestimmte Personen und tragen Sie jede Adresse einzeln ein. Erweiterte benutzerdefinierte Suchordner gibt es laut Microsoft nur im klassischen Outlook. Eine Domain als Kriterium fehlt hier also, neue Ansprechpartner ergänzen Sie von Hand.
2. Klassisches Outlook für Windows
Auf der Registerkarte Ordner wählen Sie Neuer Suchordner (STRG+UMSCHALT+P), scrollen in der Liste ganz nach unten zum Eintrag für einen benutzerdefinierten Suchordner und klicken auf Auswählen. Nach dem Namen öffnen Sie Kriterien: Die Registerkarte Nachrichten enthält Absender und Empfänger, Erweitert kombiniert Feldbedingungen, und über Durchsuchen legen Sie die Ordner fest. Eine reine Domain als Absenderkriterium dokumentiert Microsoft nicht. Antworten im Microsoft-Q&A-Forum berichten aber, dass sie im klassischen Outlook funktioniert. Klappt es in Ihrem Test, erscheinen neue Kontakte automatisch.
Beispiel: zwei Suchordner für die Muster Logistik GmbH (klassisches Outlook)
1. „Muster Logistik: eingehend“: Kriterien, Registerkarte Nachrichten, Absenderfeld: muster-logistik.de
2. „Muster Logistik: gesendet“: Kriterien, Registerkarte Nachrichten, Empfängerfeld: muster-logistik.de
Für beide wählen Sie unter Durchsuchen die Ordner Ihres Postfachs aus.
Suchordner sind für Mails gedacht. Termine suchen Sie direkt im Kalender, etwa mit organisator:katrin.
Regeln: Kundenmails beim Eingang kennzeichnen
Eine Regel greift, sobald eine Mail eintrifft: Sie weist ihr etwa die Kategorie „Muster Logistik“ zu oder verschiebt sie in einen Kundenordner. Mit Kategorie bleibt die Mail, wo sie ist, und ist trotzdem filterbar. Mehr unter Ordner oder Kategorien für Kunden.
1. Neues Outlook und Outlook im Web
Unter Einstellungen > E-Mail > Regeln legen Sie eine neue Regel an (in Outlook im Web heißt die Schaltfläche Neue Regel hinzufügen). Als Bedingung nehmen Sie die Prüfung der Absenderadresse auf bestimmte Wörter und tragen muster-logistik.de ein, als Aktion etwa eine Kategorie. Antworten im Microsoft-Q&A-Forum beschreiben diese Bedingung mit einer Domain. Im neuen Outlook wenden Sie die Regel über das Symbol neben der Regel auch auf vorhandene Mails an.
2. Klassisches Outlook für Windows
Über Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten legen Sie eine neue Regel an. Wählen Sie die Bedingung, die bestimmte Wörter in der Absenderadresse prüft, tragen Sie die Domain ein und wählen Sie die Aktion. Für ältere Mails nutzen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Schaltfläche Regeln jetzt anwenden.
Regeln greifen bei eingehenden Mails, Ihre Antworten bleiben unmarkiert. Manche klassischen Regeln laufen nur bei geöffnetem Outlook und werden vom neuen Outlook nicht verarbeitet. Eine Kategorie-Regel aus dem neuen Outlook oder dem Web erscheint im klassischen Dialog Regeln und Benachrichtigungen nicht, läuft aber.
Power Automate: Kundenmails kategorisieren, Termine auflisten
Power Automate erfasst auch gesendete Mails und Termine. Das ist Microsofts Dienst für automatische Abläufe, sogenannte Flows, die Sie unter make.powerautomate.com anlegen. Hier arbeitet er mit dem Connector Office 365 Outlook. Microsoft-365-Lizenzen enthalten Cloud-Flows mit Standard-Connectoren wie diesem, sofern Ihre IT das zulässt. Die Bezeichnungen unten folgen der deutschen Connector-Dokumentation. In der Oberfläche können sie leicht abweichen.
Flow 1: jede Kundenmail kategorisieren
1. Automatisierten Cloud-Flow mit dem Trigger Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3) anlegen, Ordner Posteingang.
2. Das Feld Von im Trigger leer lassen. Es erwartet vollständige Adressen, keine Domain.
3. Bedingung einfügen: Von enthält @muster-logistik.de.
4. Bei Ja: Weist eine Outlook Kategorie zu mit der Nachrichten-ID aus dem Trigger und der Kategorie Muster Logistik (Kategorie vorher in Outlook anlegen).
5. Den Flow kopieren, den Trigger auf Gesendete Elemente stellen und dort An statt Von prüfen.
Flow 2: Kundentermine als Wochenübersicht
1. Geplanten Cloud-Flow für Montagmorgen anlegen.
2. Kalenderansicht von Ereignissen abrufen (V3) für die nächsten 14 Tage.
3. Mit Array filtern (Filter array) die Termine behalten, deren Teilnehmerfeld muster-logistik.de enthält (dafür braucht es einen kurzen Ausdruck auf dieses Feld).
4. Ergebnis per Senden einer E-Mail (V2) an sich selbst schicken.
Microsoft nennt Grenzen: Trigger lösen selten bis zu einer Stunde verzögert aus oder verpassen bei vielen gleichzeitigen Mails einzelne, die Kalenderansicht liefert höchstens 256 Termine pro Abruf, und jedes Postfach braucht einen eigenen Flow. Dazu kommt je Kunde eine Bedingung. Beide Flows sind Skizzen, keine getesteten Abläufe. Testen Sie jeden einmal mit einer echten Mail, bevor Sie sich darauf verlassen.
KI: Copilot nach einem Kunden fragen
Copilot Chat in Outlook liefert eine Zusammenfassung statt einer Trefferliste. Laut Microsoft können Sie ihn mit einem Geschäfts- oder Schulkonto auch ohne Microsoft-365-Copilot-Add-on-Lizenz nutzen, um Fragen zu Posteingang, Kalender und Besprechungen zu stellen. Microsoft hat diesen Zugriff 2026 erweitert, die Verfügbarkeit kann je Organisation abweichen.
Prompts zum Anpassen
Fasse meine E-Mails der letzten Woche im Zusammenhang mit Muster Logistik zusammen.
Fasse meine Mails und Termine mit Personen von muster-logistik.de aus dem letzten Monat zusammen. Liste offene Fragen auf.
Die Antwort ist eine Momentaufnahme: Copilot legt keine dauerhafte Ansicht je Kunde an, beim nächsten Mal fragen Sie neu. Prüfen Sie wichtige Aussagen an der Originalmail. Mehr dazu unter Kundentermin mit KI vorbereiten.
Wo das bei mehreren Kunden an Grenzen stößt
Für zwei oder drei Kunden reichen ein Suchordner und eine Kategorie-Regel je Kunde, und das kostet nichts. Mit jedem weiteren Kunden wird es mühsamer.
1. Domain ist nicht gleich Kunde
Freiberufler schreiben von gmx.de, Konzerne nutzen mehrere Domains. Domainfilter übersehen oder vermischen solche Fälle.
2. Alles braucht Pflege
Jeder neue Kunde heißt: noch ein Suchordner, eine Regel, eine Bedingung. Greift eine nicht mehr, merkt es niemand.
3. Eine Liste zeigt nicht, wo Sie stehen
Auch der beste Suchordner zeigt 140 Mails. Was vereinbart ist und wer wem etwas schuldet, müssen Sie selbst herauslesen. Siehe offene Punkte nachverfolgen.
4. Es bleibt in Ihrem Postfach
Suchordner und Regeln sind persönlich. Übernimmt ein Kollege den Kunden, fängt er bei null an.
Wo aenuma hilft
Suchordner und Regeln halten einen Kunden zusammen, aber jemand muss sie für jeden neuen Kunden und jeden neuen Kontakt pflegen. aenuma kann diese Sortierung für Ihr Team umsetzen: Wir verbinden Ihr Postfach mit den Systemen, die Sie schon nutzen, bauen den vereinbarten Ablauf auf, etwa das Sortieren eingehender Mails nach Kunde, und testen ihn mit repräsentativen Beispielen. Was automatisch passieren darf und wann ein Mensch das Ergebnis prüft, legen wir vorher gemeinsam fest.
Die aenuma-App arbeitet anders: Dort ordnen Sie Mails und Termine selbst einem Kunden zu, automatisch wird nichts sortiert. Aus dem Zugeordneten entsteht ein Briefing, jede Aussage mit Quelle. Mehr unter Outlook-Mails Kunden zuordnen.
Häufige Fragen
Kann ich im neuen Outlook einen Suchordner für eine ganze Domain anlegen?
Nicht direkt. Das neue Outlook und Outlook im Web bieten nur vordefinierte Suchordner mit einzelnen Adressen. Benutzerdefinierte Kriterien gibt es nur im klassischen Outlook, wo eine Domain laut Forenberichten funktioniert. Ausweg: eine Regel auf die Absenderadresse mit Kategorie.
Funktioniert der Suchbefehl from: auch mit einer Domain?
Dokumentiert ist er mit Namen oder vollständiger Adresse. Mit Domain kann es klappen, das ist aber nicht dokumentiert. Prüfen Sie die Treffer an bekannten Mails.
Brauche ich eine Copilot-Lizenz, um Kundenmails zusammenzufassen?
Nicht unbedingt. Copilot Chat in Outlook beantwortet laut Microsoft Fragen zu Posteingang, Kalender und Besprechungen auch ohne Add-on-Lizenz, allerdings mit kleinerem Datenumfang.
Erfassen diese Wege auch meine Antworten und Termine?
Teilweise. Regeln verarbeiten nur eingehende Mails, und Suchordner erfassen Mails, aber keine Termine. Legen Sie einen zweiten Suchordner oder Flow für Gesendete Elemente an und suchen Sie Termine im Kalender.
Quellen
Verwenden von Suchordnern zum Suchen von Nachrichten oder anderen Outlook-Elementen (Microsoft Support)
Hilfe zur Suche in Outlook (Microsoft Support)
Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook (Microsoft Support)
Inbox rule in Outlook on the web doesn't appear in Outlook for Windows (Microsoft Learn, EN)
RuleConditions.SenderAddress: Bedingung Absenderadresse enthält Text (Microsoft Learn, EN)
Microsoft Q&A: Domain als Suchordner-Kriterium im klassischen und neuen Outlook (EN)
Office 365 Outlook Connector-Referenz (Microsoft Learn)
Power Automate: in Microsoft 365 enthaltene Nutzungsrechte (Microsoft Learn)
Chatten mit Copilot in Outlook (Microsoft Support)
Overview of Microsoft Copilot Chat: Grounding in Outlook (Microsoft Learn, EN)
Microsoft 365 Copilot release notes, 1. Juli 2026 (Microsoft Learn, EN)
Microsoft Q&A: Regelbedingung „Absenderadresse enthält“ mit einer Domain (EN)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026. Beispiele sind frei erfunden.
Wo geht bei Ihnen der Kundenverlauf verloren?
Beschreiben Sie ein Beispiel: wo die Mails eines Kunden heute landen, welche Werkzeuge Sie nutzen und was Sie schnell finden müssen. Eine fertige technische Lösung brauchen Sie dafür nicht. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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