aenuma-App · Begleiteter Pilot
Outlook-E-Mails und Termine Ihren Mandaten zuordnen.
Was mit einem Kunden vereinbart ist, steht meist irgendwo im Postfach. aenuma ruft Ihre Outlook-Mails und freigegebenen Termine ab. Sie ordnen sie dem passenden Mandat zu und haben den Stand an einer Stelle.
Der Stand des Mandats steckt im Postfach
Wer mehrere Mandate über Outlook betreut, kennt die Lage: Das Angebot liegt im Gesendet-Ordner, die Rückfrage des Kunden in einem Unterordner, der Lenkungskreis im Kalender. Kurz vor dem nächsten Gespräch suchen Sie alles zusammen.
Ordner und Suche helfen, eine einzelne Mail zu finden. Sie beantworten aber nicht die Frage, was insgesamt vereinbart und was noch offen ist.
So funktioniert die Anbindung
1. Postfach verbinden
Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an und geben auf Wunsch Ihren Standardkalender frei. Je nach Firmenrichtlinie muss Ihre IT die Verbindung einmal freigeben.
2. Automatisch abrufen
aenuma ruft neue Mails und freigegebene Termine alle 15 Minuten lesend ab, auch wenn die Anwendung geschlossen ist. Sie müssen nichts weiterleiten oder exportieren.
3. Dem Mandat zuordnen
Sie wählen die Nachrichten und Termine aus, die zu einem Mandat gehören. In der App heißt ein Mandat „Mission“. Sie entscheiden, was dazugehört.
Was die Zuordnung bewirkt
Die zugeordneten Mails und Termine sind die Grundlage für das Mandatsbriefing und für Wer schuldet was: Vereinbarungen, offene Fragen, Zusagen und nächste Schritte, jeweils mit Verweis auf die Quelle.
Ordnen Sie eine neue Mail zu, aktualisiert sich das Briefing. So verstehen Sie eine neue Nachricht im Zusammenhang mit dem bisherigen Mandat, statt sie isoliert zu lesen.
Ansprechpartner ohne Abtippen erfassen
Aus den Absendern Ihrer Mails schlägt aenuma neue Kunden und Kontakte vor. Sie prüfen die Angaben, bevor sie in Ihre Kundenliste gelangen. Das spart manuelle Eingaben, ohne dass ungeprüfte Daten im Bestand landen.
Was aenuma nicht tut
Standardmäßig wird Ihr Postfach nur gelesen. aenuma verschickt keine E-Mails und legt keine Termine von selbst an. Wenn Sie aus aenuma antworten möchten, geben Sie das Versandrecht gesondert frei und bestätigen jede Mail einzeln.
Die KI bekommt nur die Mails und Termine zu sehen, die Sie einem Mandat zuordnen, nicht Ihr ganzes Postfach. Einzelheiten zu Speicherung und Betrieb finden Sie unter Sicherheit und Datenschutz.
Voraussetzungen
Sie brauchen ein Postfach in Microsoft 365. Gmail und Google Kalender sind noch nicht verfügbar; die Anbindung ist geplant.
Mit einem Mandat starten
Fragen Sie einen Pilotzugang an und verbinden Sie Ihr Postfach mit einem laufenden Mandat. Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich.
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