Ratgeber · KI
Copilot, ChatGPT Business oder ein fester KI-Ablauf: Was passt zu einer Beratung mit etwa 20 Mitarbeitenden?
Viele Beratungen und Dienstleister stehen vor derselben Frage: Lizenzen für Microsoft Copilot kaufen, allen ChatGPT Business geben oder erst einmal abwarten? Die Frage ist oft falsch gestellt. Copilot und ChatGPT sind Werkzeuge, die jede Person selbst bedienen muss. Ein fester KI-Ablauf erledigt dagegen eine bestimmte Aufgabe immer gleich, für das ganze Team. Dieser Ratgeber erklärt, was Copilot, ChatGPT Business und ein fester Ablauf jeweils leisten, warum Lizenzen allein oft wenig verändern und wie ein sinnvoller Einstieg für ein Unternehmen mit etwa 20 Mitarbeitenden aussieht.
Microsoft Copilot Chat: was ohne Zusatzlizenz schon da ist
Wer Microsoft 365 mit Arbeitskonten nutzt, hat in der Regel bereits Microsoft Copilot Chat, ohne zusätzliche Lizenz. Laut Microsoft kann Copilot Chat im Web und in der App vor allem mit Informationen aus dem Internet arbeiten, mit Dateien, die Sie hochladen, und mit Inhalten, die Sie hineinkopieren. In Outlook geht es weiter: Dort kann Copilot Chat auch ohne Zusatzlizenz in begrenztem Umfang Fragen zu Posteingang, Kalender, Besprechungen und Chats beantworten.
Für den Datenschutz wichtig: Copilot Chat mit Arbeitskonto fällt unter die Datenschutzbedingungen von Microsoft für Unternehmen. Eingaben und Antworten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet, und Copilot sieht nur, worauf die Person ohnehin Zugriff hat. Ausgenommen sind Websuchen, die Copilot an Bing schickt. Sie fallen laut Microsoft nicht unter den Datenschutznachtrag und nicht unter die EU-Datengrenze. Mehr dazu im Ratgeber Darf unser Team Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Die Copilot-Lizenz: wenn Copilot Ihre Arbeitsdaten kennen soll
Die kostenpflichtige Zusatzlizenz heißt inzwischen Microsoft Copilot, früher Microsoft 365 Copilot. Sie wird pro Person gekauft. Mit ihr kann Copilot über einen deutlich größeren Teil Ihrer Microsoft-365-Daten hinweg arbeiten: Mails, Besprechungen, Kalender, Chats, Dokumente und SharePoint-Websites, jeweils im Rahmen der Berechtigungen der Person. Dazu kommen der volle Funktionsumfang in Word, Excel und PowerPoint mit bevorzugtem Zugriff sowie erweiterte Agenten wie Researcher und Analyst.
Der Nutzen hängt stark davon ab, wie aufgeräumt Ihre Ablage ist. Wenn Kundendokumente verstreut liegen, Berechtigungen zu weit gefasst sind oder wichtige Informationen nur in privaten Ordnern stehen, findet Copilot entweder zu wenig oder zu viel.
ChatGPT Business: der allgemeine Assistent
ChatGPT Business, früher ChatGPT Team, ist ein geschäftlicher Arbeitsbereich für ChatGPT. OpenAI trainiert dort nach eigener Aussage standardmäßig nicht mit Ihren Daten und bietet einen Zusatz zur Datenverarbeitung an. Ihr Team kann eigene GPTs für wiederkehrende Aufgaben anlegen und teilen. Über Apps lassen sich interne Quellen anbinden, sofern Administratoren das freigeben.
Der Unterschied zu Copilot: ChatGPT läuft außerhalb von Microsoft 365. Ihre Mails, Termine und Dokumente sieht es nur, wenn Sie sie anbinden oder hineinkopieren. Für Teams, die nicht mit Microsoft arbeiten oder vor allem Texte entwerfen, kann das genau passen.
Warum Lizenzen oft wenig verändern
Lizenzen lösen ein Werkzeugproblem. Das eigentliche Problem ist meist ein Ablaufproblem. Typisch ist dieses Muster:
• Jede Person fängt bei null an. Alle schreiben eigene Anweisungen, niemand weiß, was bei den anderen funktioniert.
• Die Aufgaben sind zu vage. „Hilf mir bei der Terminvorbereitung“ liefert jedes Mal etwas anderes.
• Die Daten fehlen oder liegen falsch. Die KI sieht nicht, was in einem anderen Postfach, einem privaten Ordner oder einem anderen System steht.
• Niemand prüft systematisch. Ob ein Ergebnis stimmt, entscheidet jede Person nach Gefühl.
Auch Dienstleister, die Copilot-Einführungen begleiten, warnen davor, Copilot als reinen Lizenzkauf zu behandeln: Ohne klaren Anwendungsfall testen Mitarbeitende das Werkzeug kurz und lassen es dann liegen.
Der feste KI-Ablauf: eine Aufgabe, immer gleich
Ein fester KI-Ablauf nimmt sich eine wiederkehrende Aufgabe vor und legt alles fest, was sonst jede Person selbst entscheiden müsste:
• Auslöser: Wann startet der Ablauf, zum Beispiel mit einem neuen Termin im Kalender oder einer neuen Anfrage über das Kontaktformular?
• Informationen: Welche Quellen nutzt er, etwa frühere Mails mit dem Kunden, Notizen und offene Punkte?
• Ergebnis: Was kommt heraus, zum Beispiel ein Briefing mit festen Abschnitten oder ein Antwortentwurf?
• Prüfung: Wer schaut vor der Verwendung drauf, und woran erkennt diese Person Fehler?
Ein solcher Ablauf kann auf Copilot, auf ChatGPT oder auf anderen Diensten laufen. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass die Aufgabe klar beschrieben ist und das Ergebnis für alle gleich aussieht. Mehr zur Unterscheidung von Automatisierung, KI-Unterstützung und KI-Agenten finden Sie im Wissensbereich.
Entscheidungshilfe
Sie nutzen Microsoft 365, KI wird bisher kaum eingesetzt
Copilot Chat mit Arbeitskonten nutzen und eine KI-Regel einführen, bevor Lizenzen gekauft werden
Einzelne Personen arbeiten den ganzen Tag mit Mails, Terminen und Dokumenten aus Microsoft 365
Für diese Personen die Copilot-Lizenz testen, mit festen Aufgaben und einer Prüfung nach einigen Wochen
Ihr Team arbeitet nicht mit Microsoft 365 oder schreibt vor allem Texte
ChatGPT Business mit geteilten GPTs für wiederkehrende Aufgaben
Eine Aufgabe kostet das Team jede Woche viele Stunden, etwa Angebote, Terminvorbereitung oder Anfragen
Diese Aufgabe als festen Ablauf umsetzen, unabhängig davon, welches Werkzeug darunter liegt
Mitarbeitende nutzen bereits private KI-Konten mit Kundendaten
Zuerst ein geschäftliches Werkzeug bereitstellen und regeln, was hinein darf
Ein Vorschlag für eine Beratung mit etwa 20 Mitarbeitenden
1. Grundausstattung: Ein geschäftliches Werkzeug für alle, meist Copilot Chat bei Microsoft 365 oder ChatGPT Business, dazu eine KI-Regel auf einer Seite.
2. Eine Aufgabe auswählen: Die Aufgabe, die am häufigsten vorkommt und am meisten Zeit kostet, etwa die Vorbereitung von Kundenterminen oder Angebotsentwürfe.
3. Als festen Ablauf umsetzen und testen: Mit repräsentativen Beispielen aus Ihrem Alltag, mit einer festgelegten Prüfung und mit Kriterien, woran Sie den Nutzen messen.
4. Erst dann Lizenzen ausweiten: Für die Personen, die nachweislich mit Arbeitsdaten aus Microsoft 365 profitieren.
So geben Sie Geld für zusätzliche Copilot-Lizenzen erst aus, wenn klar ist, wofür sie gebraucht werden.
Wo aenuma hilft
aenuma klärt in einem ersten Schritt, welcher Anwendungsfall sich in Ihrem Team als erster eignet, und bewertet Nutzen, Aufwand und Voraussetzungen. Wenn Sie die Umsetzung beauftragen, richten wir den vereinbarten Ablauf in den Werkzeugen ein, die Sie schon nutzen, verbinden die nötigen Informationen und testen mit repräsentativen Beispielen. Freigaben, fehlerhafte Eingaben und Ausnahmen gehören zur Umsetzung.
Neue Systeme oder zusätzliche Lizenzen sind nur Teil des Projekts, wenn sie im Angebot stehen. Ob zusätzliche Lizenzen nötig sind, gehört zur Bewertung der Voraussetzungen.
Häufige Fragen
Brauchen alle Mitarbeitenden eine Copilot-Lizenz?
Nein. Copilot Chat ist für Arbeitskonten mit passenden Microsoft-365-Abonnements ohne Zusatzlizenz verfügbar. Die Lizenz lohnt sich vor allem für Personen, die viel mit Mails, Terminen und Dokumenten aus Microsoft 365 arbeiten und für die feste Aufgaben definiert sind.
Können wir Copilot und ChatGPT Business parallel nutzen?
Ja, technisch ist das möglich. Es bedeutet aber zwei Werkzeuge mit eigenen Regeln, eigenen Verträgen zur Datenverarbeitung und doppeltem Einweisungsaufwand. Für ein Team mit etwa 20 Personen ist ein Werkzeug als Grundausstattung meist einfacher.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Ablauf und einem KI-Agenten?
Ein fester Ablauf folgt vorher festgelegten Schritten und liefert ein bestimmtes Ergebnis. Ein KI-Agent entscheidet innerhalb seiner Aufgabe selbst, welche Schritte er geht und welche Werkzeuge er nutzt. Für die meisten wiederkehrenden Aufgaben in einer Beratung ist ein fester Ablauf mit menschlicher Prüfung der sicherere Anfang.
Quellen
Overview of Microsoft Copilot Chat (Microsoft Learn)
How Copilot Chat works with and without a Microsoft Copilot license (Microsoft Support)
Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat (Microsoft Learn)
Enterprise-Datenschutz bei OpenAI (OpenAI, aktualisiert am 8. Januar 2026)
Lohnt sich Microsoft 365 Copilot im Mittelstand? (implec, Erfahrungsbericht eines Dienstleisters)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026.
Welche Aufgabe kostet Ihr Team die meiste Zeit?
Wenn Sie wissen möchten, ob eine Lizenz, ein geschäftliches ChatGPT oder ein fester Ablauf für Ihre Aufgabe am besten passt, sprechen wir gern über Ihren Anwendungsfall. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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