Ratgeber · KI
n8n, Make oder Power Automate: Was passt zu uns?
Wer einen Ablauf automatisieren will, landet schnell bei drei Namen: Power Automate von Microsoft, Make und n8n. Alle drei verbinden Programme miteinander, alle drei können KI einbinden, und für alle drei gibt es begeisterte Anhänger. Die Frage „n8n oder Power Automate?“ lässt sich deshalb nicht mit einer Funktionsliste beantworten. Entscheidend ist Ihre Ausgangslage: welche Programme Sie schon nutzen, wo Ihre Daten liegen dürfen und wer den Ablauf später betreut. Dieser Ratgeber erklärt die drei Werkzeuge kurz, gibt eine Entscheidungstabelle und zeigt, wann zwei Werkzeuge nebeneinander sinnvoll sind.
Die drei Werkzeuge in Kürze
Power Automate ist der Automatisierungsdienst von Microsoft. Abläufe heißen dort Flows. Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten Power Automate in einfacher Form: Flows mit Standard-Konnektoren, etwa für Outlook, Teams, SharePoint und Excel. Für Premium-Konnektoren, eigene Konnektoren und die KI-Funktionen von AI Builder braucht der Nutzer eine Lizenz für Power Automate Premium, alternativ bekommt ein einzelner Flow eine Process-Lizenz. Als einziges der drei Werkzeuge kann Power Automate auch Windows-Programme ohne Schnittstelle bedienen, indem es Mausklicks und Tastatureingaben nachahmt (Desktop-Flows, auch RPA genannt).
Make ist ein visueller Baukasten in der Cloud. Abläufe heißen Szenarien und entstehen per Klicken und Ziehen, ohne Programmierung. Abgerechnet wird nach Credits, die fast jede ausgeführte Aktion verbraucht. Beim Einrichten der Organisation wählen Sie eine Datenzone, darunter zwei in der EU. Nachträglich lässt sie sich nicht ändern.
n8n ist ein Werkzeug für Abläufe, das Sie in der Cloud von n8n nutzen oder auf eigenen Servern betreiben können. Die selbst betriebene Community-Version ist für interne Zwecke Ihres Unternehmens kostenlos, daneben gibt es kostenpflichtige Pläne mit Funktionen für größere Teams. Die n8n-Cloud rechnet nach Ausführungen ab, also nach ganzen Durchläufen eines Ablaufs. n8n ist stark bei Schnittstellen, eigener Logik und KI-Agenten, setzt aber mehr technisches Verständnis voraus. Wer es selbst betreibt, kümmert sich auch selbst um Updates, Sicherungen und Zugriffe.
n8n oder Power Automate: die Entscheidungstabelle
Das Team arbeitet mit Microsoft 365, der Ablauf bleibt in Outlook, Teams, SharePoint und Excel
Naheliegendes Werkzeug: Power Automate
Warum: Konnektoren und Anmeldung sind schon da, oft ohne Zusatzlizenz
Freigaben sollen in Teams oder Outlook mit einem Klick erledigt werden
Naheliegendes Werkzeug: Power Automate
Warum: Genehmigungen sind fest eingebaut
Ein altes Windows-Programm ohne Schnittstelle muss bedient werden
Naheliegendes Werkzeug: Power Automate
Warum: Nur hier gibt es Desktop-Flows
Viele Systeme außerhalb von Microsoft, eigene Logik oder KI-Agenten
Naheliegendes Werkzeug: n8n
Warum: Freie HTTP-Aufrufe, Code-Schritte und KI-Bausteine ohne Konnektor-Lizenz
Daten sollen das eigene Haus möglichst nicht verlassen
Naheliegendes Werkzeug: n8n, selbst betrieben
Warum: Läuft auf eigenen Servern, auf Wunsch mit einem eigenen KI-Modell
Kein Entwickler im Team, ein paar Cloud-Programme sollen schnell verbunden werden
Naheliegendes Werkzeug: Make
Warum: Gilt als leicht zu lernen, viele fertige Module
Viele Durchläufe mit vielen Schritten
Naheliegendes Werkzeug: n8n
Warum: Die n8n-Cloud zählt Durchläufe, nicht einzelne Schritte, und die selbst betriebene Community-Version kostet keine Lizenz
Treffen mehrere Zeilen zu, zählt die erste Frage am meisten: Wo liegen die Daten, mit denen der Ablauf arbeitet? Ein Ablauf, der fast nur Outlook und SharePoint berührt, ist in Power Automate meist schneller gebaut und leichter zu betreuen. Ein Ablauf, der ein Branchenprogramm, einen Webshop und ein KI-Modell verbindet, ist in n8n oft besser aufgehoben.
Wann zwei Werkzeuge sinnvoll sind
Power Automate und n8n schließen sich nicht aus. Ein häufiges Muster: Power Automate übernimmt interne Abläufe und Freigaben in Microsoft 365, n8n die Verbindung zu Systemen außerhalb von Microsoft und die KI-Schritte. Das lohnt sich, wenn beide Seiten regelmäßig gebraucht werden. Der Preis ist ein zweiter Ort, an dem Abläufe gepflegt, überwacht und dokumentiert werden müssen. Für ein Team mit zwei oder drei Abläufen ist ein Werkzeug fast immer die bessere Wahl.
Was KI-Funktionen kosten
Power Automate: KI läuft über AI Builder, etwa zum Auslesen von Dokumenten oder für eigene Anweisungen an ein Sprachmodell. Ein Flow mit AI Builder ist ein Premium-Flow und braucht entsprechende Lizenzen. Seit dem 1. November 2026 bekommen neue oder verlängerte Lizenzen keine AI-Builder-Credits mehr dazu. Bereits enthaltene Credits gelten bis zum Ende der Vertragslaufzeit und werden zuerst verbraucht, danach zahlen Sie mit Copilot Credits. Laut Microsoft kostet jede Seite, die mit dem Rechnungsmodell oder einem eigenen Dokumentmodell ausgelesen wird, 8 Copilot Credits, bei Abrechnung nach Verbrauch 0,08 US-Dollar. Texterkennung (OCR) kostet 0,1 Copilot Credits je Seite.
Make und n8n: Sie verbinden einen KI-Anbieter Ihrer Wahl, etwa OpenAI, Anthropic oder Mistral, und zahlen diesen nach Verbrauch. Make bietet zusätzlich eigene KI-Module an, die Credits verbrauchen. Bei n8n können Sie auch ein Modell nutzen, das Sie selbst betreiben.
Datenschutz und Betrieb
• Power Automate läuft in der Microsoft-Cloud im Rahmen Ihres bestehenden Microsoft-Vertrags. Für viele Unternehmen in Deutschland ist das der Weg mit den wenigsten neuen Fragen. Für die KI-Funktionen sollten Sie trotzdem im Power Platform Admin Center prüfen, ob Daten die Region verlassen dürfen. Je nach Einstellung werden KI-Anfragen bei hoher Last auch außerhalb der EU verarbeitet.
• Make speichert Abläufe und Daten in der Datenzone, die Sie beim Einrichten wählen. Laut Make bedeutet eine EU-Datenzone aber nicht, dass jede KI-Anfrage in der EU verarbeitet wird. Einige KI-Funktionen laufen in den USA. Prüfen Sie das für die Module, die Sie nutzen.
• n8n selbst betrieben läuft auf Ihren Servern. Die Daten bleiben bei Ihnen, solange Sie kein externes KI-Modell einbinden. Damit liegt auch die Verantwortung für Sicherheit, Updates und Sicherungen bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister.
Bei allen drei gilt: Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Sprechen Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Eine erste Orientierung gibt Darf unser Team Kundendaten in ChatGPT eingeben?.
Wo das an Grenzen stößt
Kein Werkzeug repariert einen unklaren Ablauf. Wenn niemand aufschreiben kann, wann eine Anfrage an wen geht, hilft auch die beste Plattform nicht. Ein Wechsel zwischen den Werkzeugen heißt außerdem, die Abläufe neu zu bauen. Dokumentieren Sie deshalb die Logik eines Ablaufs unabhängig vom Werkzeug. Und Lizenzen ändern sich, bei Microsoft zum Beispiel gerade mit dem Ende der AI-Builder-Credits. Prüfen Sie Preise und Bedingungen vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter.
Wo aenuma hilft
aenuma baut Abläufe mit Microsoft 365 und Power Automate, mit n8n oder mit Make, je nachdem, was zu Ihnen passt. Wir bauen bevorzugt mit dem, was Sie schon nutzen. Kommt ein Werkzeug dazu, steht das vorher im Angebot, Lizenzkosten weisen wir getrennt aus. Jeder Ablauf wird mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag getestet, und was automatisch passiert und wo ein Mensch prüft, legen wir vorher gemeinsam fest.
Wie so ein Ablauf aussieht, zeigen die Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten und Kundenanfragen automatisch beantworten, jeweils mit Power Automate und n8n.
Häufige Fragen
Ist n8n kostenlos?
Die Community-Version, selbst betrieben, ist für interne Zwecke Ihres Unternehmens kostenlos. So steht es in der Lizenz von n8n. Einige Funktionen für größere Teams gibt es nur in den kostenpflichtigen Plänen. Kosten entstehen außerdem für den Server, für die Betreuung und für KI-Anbieter, die Sie einbinden. Die Cloud-Version von n8n ist kostenpflichtig und wird nach Ausführungen abgerechnet.
Brauche ich für Power Automate eine Zusatzlizenz?
Für Flows mit Standard-Konnektoren wie Outlook, Teams und SharePoint reicht oft die vorhandene Microsoft-365-Lizenz. Für Premium-Konnektoren, eigene Konnektoren und AI Builder brauchen Sie Power Automate Premium oder eine Process-Lizenz für den einzelnen Flow. Desktop-Flows, die aus einem Cloud-Flow starten, setzen Power Automate Premium voraus. Laufen sie unbeaufsichtigt, braucht die Maschine zusätzlich eine Process-Lizenz.
Können wir später das Werkzeug wechseln?
Ja, aber rechnen Sie damit, die Abläufe neu zu bauen. Jedes Werkzeug hat eigene Bausteine, ein Flow aus Power Automate lässt sich nicht einfach als Workflow in n8n öffnen. Gut dokumentierte Abläufe lassen sich deutlich schneller übertragen.
Was ist mit Zapier?
Zapier funktioniert ähnlich wie Make als reiner Cloud-Dienst. Die Fragen aus der Entscheidungstabelle gelten dafür genauso.
Quellen
Types of Power Automate licenses (Microsoft Learn)
Overview of licensing, AI Builder (Microsoft Learn)
End of AI Builder credits (Microsoft Learn)
License FAQ (n8n Docs)
AI providers and data zones in Make (Make Help Center)
Organizations (Make Help Center)
Move data across regions for Copilots, AI agents, and generative AI features (Microsoft Learn)
Pricing (n8n)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: November 2026.
Welcher Ablauf soll bei Ihnen zuerst laufen?
Beschreiben Sie uns den Ablauf und die Programme, die Sie heute nutzen. Wir sagen Ihnen, mit welchem Werkzeug er sich am besten bauen lässt und was dafür nötig ist. Noch keinen Ablauf im Blick? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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