Kundengespräch vorbereiten: Checkliste für Beratungen

Warum die Vorbereitung im laufenden Mandat anders ist

Die meisten Ratgeber zum Kundengespräch behandeln das Erstgespräch: Firma recherchieren, Bedarf ermitteln, Einwände vorbereiten. In der Beratung finden die meisten Termine aber innerhalb eines Mandats statt: wöchentliche Status-Calls, Lenkungskreise und Workshops mit Kunden, die Sie schon kennen.

Hier entscheidet etwas anderes über den Eindruck: ob Sie den Faden aufnehmen. Ein Kunde, der eine bereits besprochene Frage noch einmal erklären muss, merkt, dass niemand den Stand im Blick hatte. Ein Kunde, dem Sie seine eigene offene Frage beantworten, bevor er sie stellt, merkt das Gegenteil.

Die Checkliste in sieben Punkten

Gehen Sie die Punkte vor jedem wichtigen Termin durch. Bei Routinegesprächen reichen die ersten drei.

1. Ziel des Gesprächs festlegen

Was soll am Ende des Gesprächs anders sein? Eine Entscheidung, ein Termin, eine Freigabe, ein geklärtes Problem? Formulieren Sie das Ziel in einem Satz. Ohne Ziel wird aus dem Gespräch leicht ein Austausch ohne Ergebnis.

2. Den letzten Stand klären

Was wurde zuletzt vereinbart, und von wem? Notieren Sie Zusagen beider Seiten: was Sie liefern wollten und was der Kunde zugesagt hat. Prüfen Sie den genauen Wortlaut in der letzten Mail oder im letzten Protokoll, nicht aus der Erinnerung.

3. Offene Fragen sammeln

Welche Fragen des Kunden sind unbeantwortet? Welche Rückmeldung erwarten Sie selbst noch? Offene Punkte verstecken sich oft in längeren Mails, etwa als Nebensatz am Ende.

4. Neues seit dem letzten Kontakt prüfen

Gab es neue Mails, Anrufe oder Dokumente? Hat sich beim Kunden etwas verändert, etwa ein neuer Auftraggeber, eine Umstrukturierung oder eine Pressemitteilung? Fragen Sie auch die Kollegen im Mandatsteam.

5. Teilnehmende und Rollen kennen

Wer nimmt teil, und wer entscheidet? Ist der Auftraggeber dabei oder jemand Neues, der die Vorgeschichte nicht kennt? Dann planen Sie zu Beginn eine kurze Zusammenfassung ein.

6. Zwei bis drei Fragen vorbereiten

Gute Fragen beziehen sich auf den Stand: „Beim letzten Mal fehlten noch die Lagerdaten. Wie sieht es bei Ihnen aus?“ Sie zeigen, dass Sie zugehört haben, und bringen das Gespräch auf das Wesentliche.

7. Den nächsten Schritt vorschlagen

Gehen Sie mit einem konkreten Vorschlag ins Gespräch, wie es danach weitergeht: wer was bis wann erledigt. Ein Vorschlag lässt sich leichter anpassen als ein offenes „Wie machen wir weiter?“.

In 15 Minuten vorbereitet: ein Ablauf

Minute 1 bis 5: Letzte Mails und das letzte Protokoll lesen. Vereinbarungen und offene Fragen notieren.
Minute 6 bis 10: Neues seit dem letzten Kontakt prüfen, Teilnehmende ansehen, kurz bei Kollegen nachfragen.
Minute 11 bis 15: Ziel formulieren, zwei bis drei Fragen und einen Vorschlag für den nächsten Schritt aufschreiben.

Der größte Zeitfresser ist meist Minute 1 bis 5: die richtigen Mails finden und den Stand daraus zusammensetzen. Je mehr Mandate Sie parallel betreuen, desto länger dauert dieser Teil.

Vorlage: Gesprächsvorbereitung auf einer Seite

Kopieren Sie diese Vorlage in Ihre Notizen und füllen Sie sie vor dem Termin aus:

Kunde / Mandat:
Termin und Teilnehmende:
Ziel des Gesprächs (ein Satz):
Zuletzt vereinbart:
Offen auf Kundenseite:
Offen auf unserer Seite:
Neu seit dem letzten Kontakt:
Meine Fragen: 1. … 2. … 3. …
Vorschlag für den nächsten Schritt (wer, was, bis wann):

Für wiederkehrende Status-Calls: eine Agenda für 30 Minuten

In den wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Status-Calls entscheidet sich, ob ein Mandat im Plan bleibt. Diese Agenda hält sie kurz und macht Zusagen sichtbar:
Minute 0 bis 5 · Seit dem letzten Call: was auf beiden Seiten geliefert wurde.
Minute 5 bis 15 · Offene Zusagen: wer was schuldet, die ältesten zuerst. Termine nennen, nicht nur Themen.
Minute 15 bis 25 · Entscheidungen und Risiken: was der Kunde entscheiden muss und was den nächsten Meilenstein oder den Lenkungskreis verzögern könnte.
Minute 25 bis 30 · Nächste Schritte: wer was bis wann erledigt, laut bestätigt und in der Zusammenfassung wiederholt.

Typische Fehler

Aus der Erinnerung arbeiten. Wer den Stand aus dem Kopf wiedergibt, liegt bei Details oft daneben, etwa bei Terminen, Zahlen oder wer was zugesagt hat.
Nur die eigenen Zusagen prüfen. Offene Punkte auf Kundenseite sind genauso wichtig. Fehlende Daten oder eine ausstehende Entscheidung sind oft der Grund, warum ein Mandat stockt.
Kein Ergebnis festhalten. Ein gutes Gespräch ohne festgehaltenes Ergebnis muss beim nächsten Mal neu geführt werden.

Nach dem Gespräch: Ergebnis festhalten und nachfassen

Schicken Sie am selben Tag eine kurze Zusammenfassung. Sie dient beiden Seiten als Grundlage und ist beim nächsten Gespräch Ihr „letzter Stand“.

Eine Zusammenfassung muss nicht lang sein. Diese Struktur reicht:

Guten Tag Frau Roth,

danke für das Gespräch heute. Wie besprochen:
Vereinbart: Wir setzen die drei Quick Wins um und beginnen am 3. November mit der Kommissionierung.
Wir liefern: den überarbeiteten Zeitplan bis 28. Oktober.
Sie senden: den Export der Lagerdaten und den bestätigten Termin für den Workshop mit den Standortleitern.
Nächster Termin: Lenkungskreis am 10. November, 10 Uhr.

Falls ich etwas falsch verstanden habe, geben Sie mir bitte kurz Bescheid.

Viele Grüße

Die Vorbereitung abkürzen

Die Checkliste funktioniert mit Notizblock und Outlook-Suche. Wer viele Mandate parallel betreut, verliert die meiste Zeit beim Zusammensuchen des Stands.

Dafür haben wir aenuma entwickelt: Sie ordnen die relevanten Outlook-Mails einem Mandat zu und erhalten ein Briefing mit Vereinbarungen, offenen Fragen und nächsten Schritten sowie Wer schuldet was, jeweils mit Quelle. Die Punkte 2 und 3 der Checkliste sind damit vorbereitet; Ziel, Fragen und Vorschlag bleiben Ihre Aufgabe. Für ein Erstgespräch mit einem neuen Kunden entwirft das Terminpaket Präsentation und Gesprächsleitfaden.

Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026. Die Beispiele sind fiktiv.

Kundengespräch vorbereiten: Checkliste für Beraterinnen und Berater.