Ratgeber · KI
Daten aus PDF mit KI auslesen und automatisch übertragen
Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Prüfprotokolle, ausgefüllte Formulare: In vielen Unternehmen kommen jede Woche Dutzende PDFs an, deren Inhalt jemand von Hand in eine Tabelle oder ein System tippt. Das ist keine schwierige Arbeit, aber sie kostet Zeit und erzeugt Tippfehler. Mit KI lässt sich ein großer Teil davon vorbereiten. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Daten aus PDF mit KI auslesen, prüfen und automatisch übertragen, in fünf Schritten, und welche Werkzeuge sich dafür eignen. Für Rechnungen gibt es einen eigenen Ratgeber: Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten.
Welche PDFs sich eignen
Gut geeignet sind Dokumente, die immer wieder in ähnlicher Form kommen und aus denen Sie immer dieselben Angaben brauchen. Typische Beispiele:
• Lieferscheine: Lieferant, Datum, Bestellnummer, Positionen mit Menge.
• Bestellungen und Auftragsbestätigungen: Kunde, Artikel, Mengen, Preise, Liefertermin.
• Formulare: Anträge, Anmeldungen, Schadensmeldungen, Prüfprotokolle mit festen Feldern.
• Leistungsverzeichnisse: Positionen mit Kurztext, Menge und Einheit, wenn sie nur als PDF vorliegen.
Weniger geeignet sind Einzelstücke, die jemand inhaltlich beurteilen muss, etwa ein Vertrag, den Sie rechtlich prüfen lassen. Dort kann KI eine Zusammenfassung vorbereiten, aber das Auslesen in feste Felder bringt wenig.
Erst prüfen: Steckt der Inhalt schon als Daten im Dokument?
Bevor Sie KI einsetzen, lohnt ein Blick auf das Format. Manche Dokumente enthalten ihren Inhalt schon maschinenlesbar. E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format tragen einen XML-Datensatz in der PDF-Datei. Bei Bauausschreibungen liegt das Leistungsverzeichnis oft zusätzlich als GAEB-Datei bei. GAEB ist das Austauschformat für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung im Bau. Wo es eine solche Datei gibt, lesen Sie diese ein. KI brauchen Sie dann für diesen Teil nicht.
Bei den übrigen PDFs gibt es zwei Arten:
• Text-PDFs entstehen direkt aus einem Programm. Den Text können Sie markieren und kopieren. Hier wird der Text ausgelesen, und die KI ordnet ihn den richtigen Feldern zu.
• Scans sind Bilder in einer PDF-Hülle. Hier muss zuerst eine Texterkennung (OCR) oder ein Modell, das Bilder lesen kann, den Text erkennen. Die Qualität des Scans entscheidet dann stark über das Ergebnis.
Daten aus PDF mit KI auslesen in fünf Schritten
Schritt 1: Den Eingang bündeln
Legen Sie fest, wo die PDFs ankommen: ein eigenes Postfach wie lieferscheine@ Ihrer Domain, ein Ordner in SharePoint oder einem anderen Speicher. Dokumente, die bei einzelnen Personen landen, werden dorthin weitergeleitet. Nur was an einer Stelle ankommt, lässt sich zuverlässig verarbeiten.
Schritt 2: Dokumentart und PDF-Art erkennen
Der Ablauf prüft zuerst, um welche Art Dokument es sich handelt, etwa Lieferschein oder Auftragsbestätigung, und ob es ein Text-PDF oder ein Scan ist. Danach wählt er den passenden Weg. Dokumente, die er nicht zuordnen kann, gehen an einen Menschen.
Schritt 3: Felder nach festem Schema auslesen
Schreiben Sie für jede Dokumentart auf, welche Felder Sie brauchen und in welchem Format: Datum als Datum, Mengen als Zahl, Artikelnummer als Text. Die KI bekommt diese Liste und gibt die Werte genau in dieser Form zurück. Wichtig ist die Anweisung, ein Feld leer zu lassen, wenn es im Dokument nicht steht, statt einen Wert zu raten. Bei Tabellen mit Positionen liest die KI jede Zeile als eigenen Eintrag aus.
Schritt 4: Automatisch prüfen
Bevor Daten weitergehen, prüft der Ablauf, was sich prüfen lässt:
• Sind alle Pflichtfelder gefüllt?
• Gibt es die Bestellnummer oder die Artikelnummer in Ihrem System?
• Stimmen Summen und Einzelpositionen überein?
• Weicht die Liefermenge von der bestellten Menge ab?
Alles, was eine Prüfung nicht besteht, landet mit dem Original bei einem Menschen. Alles andere läuft weiter.
Schritt 5: Übertragen und ablegen
Die geprüften Daten gehen dorthin, wo sie gebraucht werden: in eine Excel-Tabelle, eine SharePoint-Liste oder über eine Schnittstelle in Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP-System. Das Original-PDF wird abgelegt und mit dem Datensatz verknüpft, damit jede Angabe nachvollziehbar bleibt.
Bevor Sie bauen
Sammeln Sie 20 echte PDFs je Dokumentart, auch die schlechten Scans und die ungewöhnlichen Layouts. Daran testen Sie den Ablauf, bevor er in den Alltag geht. Mit Musterdokumenten, die immer sauber aussehen, wirkt jeder Ablauf besser, als er ist.
Mit welchem Werkzeug Sie das umsetzen
Welches Werkzeug passt, hängt vor allem davon ab, was Sie schon nutzen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Ratgeber n8n, Make oder Power Automate: Was passt zu uns?.
Microsoft Power Automate. Der Automatisierungsdienst in Microsoft 365 liest PDFs mit AI Builder aus. Für eigene Dokumentarten trainieren Sie ein Modell mit einigen Beispieldokumenten, für Rechnungen, Belege und Ausweise gibt es fertige Modelle. Ein Ablauf mit AI Builder braucht Power Automate Premium oder eine Process-Lizenz für den Flow. Seit dem 1. November 2026 bekommen neue oder verlängerte Lizenzen keine AI-Builder-Credits mehr dazu. Bereits enthaltene Credits gelten bis zum Ende der Vertragslaufzeit, danach zahlen Sie mit Copilot Credits. Laut Microsoft kostet eine Seite mit einem eigenen Dokumentmodell 8 Copilot Credits, bei Abrechnung nach Verbrauch 0,08 US-Dollar.
n8n. n8n ist ein Werkzeug für Abläufe, das auch auf eigenen Servern läuft. Der Baustein „Extract from File“ holt den Text aus einem PDF. Danach gibt ein KI-Schritt die Felder nach Ihrem Schema zurück. Für Scans brauchen Sie zusätzlich eine Texterkennung oder ein Modell, das Bilder lesen kann. Interessant ist n8n, wenn Sie selbst bestimmen wollen, wohin die Dokumente gehen. Sollen sie Ihr Haus gar nicht verlassen, nutzen Sie ein Modell, das Sie selbst betreiben. Sonst wählen Sie einen KI-Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Make. Make hat eigene KI-Module, die Text und Daten aus Dokumenten holen. Laut Make werden die meisten davon bei einer EU-Datenzone auch in der EU verarbeitet. Prüfen Sie das für die Module, die Sie nutzen. Make passt, wenn Sie ohne Programmierung bauen wollen und die Daten danach in Cloud-Programme gehen.
Fertige Dienste und Ihr eigenes System. Es gibt spezialisierte Dienste zum Auslesen von Dokumenten, und manche Warenwirtschafts- und ERP-Systeme lesen bestimmte Dokumente schon selbst aus. Wenn Ihr System das für Ihre Dokumentart kann, ist das oft der einfachste Weg. Ein eigener Ablauf lohnt sich, wenn mehrere Dokumentarten zusammenkommen oder die Daten in mehrere Systeme gehen.
Was ein Mensch entscheiden sollte
Die KI liest aus und bereitet vor. Ein Mensch sollte alles sehen, was eine Prüfung nicht besteht, jede Abweichung zwischen Bestellung und Lieferung und alles mit rechtlicher oder finanzieller Folge, etwa geänderte Preise oder Liefertermine in einer Auftragsbestätigung. Legen Sie vorher fest, wer diese Fälle bekommt und wie schnell sie bearbeitet werden. Sonst stapeln sie sich an einer neuen Stelle.
Wo das an Grenzen stößt
Handschrift, schiefe oder blasse Scans und Tabellen, die über mehrere Seiten laufen, erhöhen die Fehlerquote deutlich. Schwierig wird es auch, wenn Sie viele verschiedene Layouts mit jeweils nur wenigen Dokumenten bekommen. Und KI kann eine Zahl falsch lesen und trotzdem sicher wirken. Deshalb sind die Prüfungen aus Schritt 4 kein Zusatz, sondern der Kern des Ablaufs. Enthalten die Dokumente personenbezogene Daten, etwa in Formularen, gehören sie nur in Werkzeuge mit passendem Vertrag. Mehr dazu im Ratgeber Darf unser Team Kundendaten in ChatGPT eingeben?.
Wo aenuma hilft
aenuma baut diesen Ablauf in Ihrer Umgebung, etwa mit Microsoft 365, n8n oder Make, und übergibt die Daten an Ihre Systeme, soweit diese eine Schnittstelle haben. Wir testen ihn mit echten Dokumenten aus Ihrem Alltag. Welche Schritte automatisch laufen und wo ein Mensch prüft, legen wir vorher gemeinsam fest. Danach führen wir den Ablauf im Team ein und betreuen ihn auf Wunsch weiter.
Häufige Fragen
Kann ich PDFs nicht einfach in ChatGPT hochladen?
Für einzelne Dokumente geht das. Für wiederkehrende Mengen fehlt dabei aber das Wichtigste: ein festes Schema, die Prüfungen und die Übergabe in Ihr System. Außerdem gehören Dokumente mit Kundendaten nur in ein Konto mit passendem Vertrag, nicht in ein privates.
Wie genau ist das Auslesen?
Das hängt stark von den Dokumenten ab. Saubere Text-PDFs mit festem Aufbau lassen sich meist zuverlässig auslesen, schlechte Scans deutlich schlechter. Messen Sie es mit Ihren eigenen Beispielen, bevor Sie sich auf eine Zahl verlassen.
Was kostet das Auslesen?
Mit Power Automate zahlen Sie je Seite in Copilot Credits, wie oben beschrieben, dazu die Lizenz für den Flow. Bei n8n zahlen Sie den KI-Anbieter nach Verbrauch, dazu entweder den eigenen Server oder das Abo der n8n-Cloud, das nach Ausführungen abrechnet. Bei Make verbrauchen die KI-Module Credits. Wie viel das im Monat ausmacht, hängt von der Zahl der Seiten ab.
Brauchen wir dafür ein neues Dokumentenmanagement?
In der Regel nicht. Der Ablauf arbeitet mit dem Postfach und dem Speicher, die Sie schon nutzen, und legt die Originale dort ab.
Quellen
Overview of licensing, AI Builder (Microsoft Learn)
End of AI Builder credits (Microsoft Learn)
Extract from File (n8n Docs)
AI providers and data zones in Make (Make Help Center)
GAEB-Datenaustausch (GAEB)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: November 2026.
Welche PDFs tippen Sie noch von Hand ab?
Beschreiben Sie uns, welche Dokumente bei Ihnen ankommen und wohin die Daten danach müssen. Wir sagen Ihnen, was sich davon automatisch auslesen lässt und wo ein Mensch prüfen sollte. Sie wissen noch nicht, ob PDFs bei Ihnen die meiste Zeit kosten? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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