Ratgeber · KI
Copilot-Lizenzen ungenutzt: Was jetzt?
Die Lizenzen sind gekauft, die Einführung ist ein paar Monate her, und im Alltag hat sich wenig geändert. Ein paar Leute lassen sich Besprechungen zusammenfassen, der Rest hat Copilot zweimal ausprobiert und dann vergessen. Viele Copilot-Lizenzen bleiben so ungenutzt. Das ist kein Einzelfall, und es liegt selten am Werkzeug allein. Bevor Sie Lizenzen kündigen oder die nächste Schulung buchen, lohnt sich ein genauer Blick: Wer nutzt Copilot wirklich, wofür, und woran scheitert es bei den anderen? Dieser Ratgeber zeigt fünf Schritte, mit denen Sie das herausfinden und Copilot dort einsetzen, wo es sich lohnt. Gemeint ist die kostenpflichtige Copilot-Lizenz von Microsoft, die heute Microsoft Copilot heißt und bisher Microsoft 365 Copilot hieß. Den kostenlosen Copilot Chat mit Arbeitskonto behandelt dieser Ratgeber nur am Rande.
Schritt 1: Messen, wer Copilot wirklich nutzt
Microsoft liefert die Zahlen mit. Im Microsoft 365 Admin Center finden Sie unter „Berichte“, „Verwendung“, „Microsoft Copilot“ und „Copilot“ den Bericht zu Copilot. Er hat zwei Reiter:
• Bereitschaft: Wie viele Lizenzen sind zugewiesen, wie viele liegen ungenutzt im Bestand, und welche Personen erfüllen die technischen Voraussetzungen?
• Nutzung: Wie viele Personen mit Lizenz waren aktiv, in welchen Programmen, und wer war zum Beispiel seit 28 Tagen nicht mehr aktiv?
Als aktiv zählt nur, wer Copilot bewusst benutzt, also etwa einen Prompt abschickt. Das Copilot-Symbol nur zu öffnen zählt nicht. Die Daten erscheinen mit zwei bis drei Tagen Verzögerung.
Für Führungskräfte gibt es zusätzlich das Copilot Dashboard in Viva Insights. Laut Microsoft brauchen Sie dafür keine eigene Viva-Insights-Lizenz. Ab einer Copilot-Lizenz zeigt es Werte für die ganze Organisation, ab 50 Lizenzen weitere Auswertungen.
Betriebsrat und Datenschutz
Die Berichte können Nutzungsdaten einzelner Personen zeigen. Wenn Sie Personen auswerten oder ansprechen wollen, beziehen Sie vorher Betriebsrat und Datenschutz ein. Für die Frage, ob Copilot im Unternehmen ankommt, reichen meist die Gesamtzahlen.
Schritt 2: Verstehen, warum es hakt
Zahlen zeigen, dass es hakt, aber nicht warum. Sprechen Sie mit drei bis fünf Personen, die Copilot kaum nutzen, und mit ein bis zwei, die es oft nutzen. Meist kommen drei Gründe heraus:
1. Kein konkreter Anlass. „Nutzen Sie KI“ ist keine Aufgabe. Wer nicht weiß, bei welcher Tätigkeit Copilot hilft, probiert es einmal aus und lässt es dann.
2. Schlechte Ergebnisse. Copilot findet nicht die richtigen Dateien, weil Ablagen unaufgeräumt sind, oder es findet Dateien, die die Person gar nicht sehen sollte. Beides kostet Vertrauen.
3. Keine Gewohnheit. Der alte Weg ist schneller, solange man den neuen nicht ein paar Mal gegangen ist.
Ein vierter Grund wird oft übersehen: Manche Aufgaben passen gar nicht zu einem Chat. Was jede Woche in derselben Form anfällt, etwa Rechnungen erfassen oder Anfragen vorbereiten, läuft besser als fester Ablauf im Hintergrund. Dazu mehr in Schritt 5.
Schritt 3: Zwei bis drei Anwendungsfälle je Rolle festlegen
Statt Copilot allgemein einzuführen, legen Sie für jede Rolle zwei bis drei Aufgaben fest, bei denen es messbar hilft, mit einem fertigen Beispiel-Prompt. Zum Beispiel:
Vertrieb
Lange Mailverläufe mit einem Kunden zusammenfassen, bevor man antwortet (Outlook)
Projektleitung
Nach einer Besprechung Beschlüsse und Aufgaben aus dem Transkript ziehen (Teams)
Assistenz und Verwaltung
Einen Entwurf aus vorhandenen Dokumenten schreiben, etwa eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung (Word)
Führung
Vor einem Termin die letzten Mails, Dateien und Besprechungen zu einem Thema bündeln (Microsoft Copilot (Chat mit Arbeitsdaten))
Wichtig ist, dass die Beispiele aus Ihrem echten Alltag kommen und jemand aus dem Team sie vorführt. Eine Person je Abteilung, die Copilot gut kennt und Fragen beantwortet, bringt meist mehr als eine große Schulung.
Schritt 4: Ablagen und Berechtigungen aufräumen
Copilot sieht alles, was die jeweilige Person in Microsoft 365 sehen darf. Sind Ordner und SharePoint-Seiten zu weit geteilt, taucht vertrauliches Material in Antworten auf. Sind Ablagen voll mit alten Fassungen, findet Copilot die falsche Datei. Beides lässt sich angehen:
• Freigaben prüfen. Im SharePoint Admin Center zeigen die Berichte zur Datenzugriffsgovernance (englisch: Data access governance), welche Seiten mit der ganzen Organisation oder über offene Links geteilt sind. Diese Berichte gehören zu SharePoint Advanced Management. Die Funktionen davon, die für Copilot gedacht sind, sind laut Microsoft in der Copilot-Lizenz enthalten.
• Heikle Seiten aus Copilot heraushalten. Mit „Restricted content discovery“ erscheinen Inhalte ausgewählter Seiten nicht mehr in der organisationsweiten Suche und in Copilot-Antworten, auch kürzlich genutzte Dateien nicht. Die Berechtigungen bleiben gleich, wer Zugriff hat, kann die Inhalte weiter direkt öffnen.
• Alte Inhalte archivieren. Inaktive Seiten und überholte Fassungen verschlechtern die Antworten. Was niemand mehr braucht, gehört ins Archiv.
Das ist Arbeit für die IT oder Ihren Dienstleister, aber sie lohnt sich auch ohne Copilot.
Schritt 5: Ungenutzte Copilot-Lizenzen umverteilen und feste Abläufe ergänzen
Nach vier bis sechs Wochen mit konkreten Anwendungsfällen sehen Sie im Nutzungsbericht, wer Copilot jetzt regelmäßig nutzt. Lizenzen von Personen, die es weiterhin nicht brauchen, weisen Sie anderen zu. Für gelegentliche Fragen reicht vielen der Copilot Chat, der mit einem Arbeitskonto ohne Zusatzlizenz verfügbar ist, sofern Ihre IT ihn nicht abgeschaltet hat. Ob und wann Sie Lizenzen ganz kündigen können, hängt von Ihrer Vertragslaufzeit ab.
Für wiederkehrende Aufgaben mit festem Muster ist ein Ablauf im Hintergrund oft die bessere Wahl als ein Chat. Er läuft, ohne dass jemand daran denken muss, und eine Person gibt nur noch frei. Beispiele dafür sind Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten und Kundenanfragen automatisch beantworten. Wann was passt, vergleicht der Ratgeber Copilot, ChatGPT Business oder ein fester KI-Ablauf.
Wo das an Grenzen stößt
Wenn die Lizenzen nur gekauft wurden, weil „man KI jetzt braucht“, helfen auch gute Anwendungsfälle wenig. Dann ist die ehrliche Frage, welche Aufgaben im Unternehmen überhaupt viel Zeit kosten. Manchmal ist die Antwort, dass Copilot für ein kleines Team reicht und der größere Nutzen in zwei, drei festen Abläufen liegt.
Wo aenuma hilft
aenuma sieht sich mit Ihnen an, wo im Alltag die meiste Zeit verloren geht, und zeigt, welche Aufgaben zu Copilot passen und welche besser als fester Ablauf laufen. Feste Abläufe bauen wir in Ihrer Umgebung, etwa mit Microsoft 365, n8n oder Make, und testen sie mit echten Beispielen. Danach führen wir die Abläufe mit den Menschen ein, die damit arbeiten, und bleiben auf Wunsch dran.
Häufige Fragen
Wie viele Mitarbeitende nutzen Copilot normalerweise?
Dafür gibt es keinen verlässlichen allgemeinen Wert, weil es stark von Rollen und Anwendungsfällen abhängt. Aussagekräftiger ist der Verlauf in Ihrem eigenen Nutzungsbericht: Steigt die Zahl der aktiven Personen, nachdem Sie konkrete Anwendungsfälle eingeführt haben?
Sollen wir ungenutzte Lizenzen einfach kündigen?
Erst messen, dann entscheiden. Ungenutzte Lizenzen anderen Personen zuzuweisen ist der schnellste Schritt. Ob Sie die Zahl der Lizenzen verringern können, hängt von Ihrer Vertragslaufzeit ab.
Brauchen wir Viva Insights, um die Nutzung zu sehen?
Nein. Der Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center ist mit Ihrer Copilot-Lizenz verfügbar. Auch das Copilot Dashboard in Viva Insights braucht laut Microsoft keine eigene Viva-Insights-Lizenz.
Wer darf die Nutzungsberichte sehen?
Den Bericht im Admin Center sehen Personen mit passender Administratorrolle. Das Copilot Dashboard steht Führungskräften und Personen mit freigegebenem Zugriff zur Verfügung. Wer welche Daten sehen darf, sollten Sie mit Betriebsrat und Datenschutz abstimmen.
Quellen
Microsoft Copilot readiness report (Microsoft Learn)
Microsoft Copilot usage report (Microsoft Learn)
Connect to the Microsoft Copilot Dashboard (Microsoft Learn)
Get ready for Microsoft Copilot and agents with SharePoint Advanced Management (Microsoft Learn)
SharePoint Advanced Management features in Microsoft Copilot licenses (Microsoft Learn)
Microsoft Copilot-Bereitschaftsbericht (Microsoft Learn, deutsch)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026.
Wo liegen Ihre Copilot-Lizenzen gerade brach?
Beschreiben Sie uns, wie Copilot bei Ihnen eingeführt wurde und wofür es heute genutzt wird. Wir sagen Ihnen, welche Aufgaben dazu passen und wo ein fester Ablauf mehr bringt. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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