Ratgeber · KI
Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten: So geht es mit KI und E-Rechnung
In vielen Unternehmen läuft die Rechnungsbearbeitung noch so: Eine Rechnung kommt per Mail, jemand öffnet den Anhang, tippt Betrag, Datum und Lieferant in die Buchhaltung oder eine Liste und schickt die Rechnung zur Freigabe weiter. Das kostet bei jeder Rechnung ein paar Minuten und bei jeder Rückfrage deutlich mehr. Seit 2025 kommt dazu die E-Rechnung, die nicht mehr nur ein PDF ist. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten: in fünf Schritten werden sie erfasst, ausgelesen und geprüft. Die Freigabe der Zahlung bleibt bei einem Menschen.
Was sich mit der E-Rechnung geändert hat
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD 2.x (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF per Mail zählt nicht dazu. Für den Empfang reicht nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Rechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
Für die Verarbeitung sind drei Punkte wichtig:
• Der strukturierte Teil ist maßgeblich. Bei ZUGFeRD steckt in der PDF-Datei ein XML-Datensatz. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt der Datensatz.
• Archiviert wird das Original. Der strukturierte Datensatz muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Nur das PDF-Bild abzulegen genügt nicht.
• Die Pflicht zum Ausstellen kommt später. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch verschicken, ab 2028 alle. Bis dahin bekommen Sie beides: echte E-Rechnungen und klassische PDFs oder Papier. Auch danach kommen manche Rechnungen weiter als PDF oder auf Papier, etwa Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und von Lieferanten aus dem Ausland.
Für Ihren konkreten Fall, etwa die Verfahrensdokumentation, ist Ihre Steuerberatung die richtige Ansprechpartnerin. Dieser Ratgeber beschreibt den Arbeitsablauf, keine steuerliche Bewertung.
Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten in fünf Schritten
Schritt 1: Den Eingang bündeln
Automatisieren lässt sich nur, was an einer Stelle ankommt. Richten Sie ein eigenes Postfach ein, etwa rechnung@ Ihrer Domain, und bitten Sie Lieferanten, Rechnungen nur noch dorthin zu schicken. Rechnungen, die bei einzelnen Mitarbeitenden landen, leiten diese weiter. Papierrechnungen werden gescannt und landen im selben Postfach.
Schritt 2: Das Format erkennen
Hier liegt der wichtigste Unterschied zu früher. Enthält der Anhang einen XML-Datensatz, also eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei, stehen Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Positionen schon maschinenlesbar darin. Dafür brauchen Sie keine KI, sondern nur ein Programm, das die Daten ausliest. Erst bei klassischen PDFs und Scans muss eine KI die Angaben aus dem Bild erkennen. Der Ablauf prüft deshalb zuerst, welches Format vorliegt, und wählt danach den Weg.
Schritt 3: Die Daten auslesen
Für PDFs und Scans liest die KI die Felder aus, die Ihre Buchhaltung braucht: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto, Steuer, Brutto, Fälligkeit, Bankverbindung und, wenn vorhanden, Ihre Bestellnummer. Wichtig ist, dass die KI für jedes Feld meldet, wie sicher sie sich ist. Felder mit geringer Sicherheit landen nicht automatisch in der Buchhaltung, sondern bei einem Menschen.
Schritt 4: Automatisch prüfen
Bevor eine Rechnung zur Freigabe geht, kann der Ablauf vieles selbst prüfen:
• Fehlen Pflichtangaben, etwa die Steuernummer oder USt-IdNr. oder das Leistungsdatum?
• Gibt es die Rechnungsnummer dieses Lieferanten schon? Das findet doppelte Rechnungen.
• Passt der Betrag zur Bestellung oder zum Auftrag, wenn es einen gibt?
• Weicht die Bankverbindung von der bisher bekannten ab? Das ist ein typisches Muster bei Betrugsversuchen und gehört immer zu einem Menschen.
Schritt 5: Freigeben und übergeben
Die geprüfte Rechnung geht mit allen Daten an die Person, die freigibt, etwa die Projektleitung oder die Geschäftsführung. Ein Klick genügt, Rückfragen landen beim Absender. Nach der Freigabe übergibt der Ablauf die Daten an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Steuerberatung und legt das Original im Archiv ab.
Mit welchem Werkzeug Sie das umsetzen
Es gibt drei sinnvolle Wege. Welcher passt, hängt davon ab, was Sie schon nutzen.
Ihre Buchhaltungssoftware. Viele Programme für Buchhaltung und Rechnungseingang haben inzwischen ein eigenes Postfach für E-Rechnungen und lesen PDFs selbst aus. Wenn Ihre Software das kann und die Freigabe dort gut abbildet, ist das oft der einfachste Weg. Ein eigener Ablauf lohnt sich vor allem, wenn Rechnungen zu Projekten zugeordnet, mit Bestellungen aus anderen Systemen abgeglichen oder über mehrere Stufen freigegeben werden.
Microsoft Power Automate. Power Automate ist der Automatisierungsdienst in Microsoft 365. Ein Ablauf startet, wenn im Rechnungspostfach eine Mail eingeht, und liest PDFs mit dem vorgefertigten Rechnungsmodell von AI Builder aus. Dazu brauchen Sie eine Premium-Lizenz für Power Automate. Ab dem 1. November 2026 bekommen neue oder verlängerte Lizenzen keine AI-Builder-Credits mehr dazu. Bereits enthaltene Credits gelten bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Danach zahlen Sie das Auslesen über Copilot Credits. Laut Microsoft kostet eine Rechnungsseite 8 Copilot Credits, bei Abrechnung nach Verbrauch sind das 0,08 US-Dollar. Für die Freigabe gibt es fertige Genehmigungsaktionen in Outlook und Teams.
n8n. n8n ist ein Werkzeug für Abläufe, das Sie auch auf eigenen Servern betreiben können. Das ist interessant, wenn Rechnungsdaten Ihr Haus möglichst nicht verlassen sollen. Ein Ablauf liest Anhänge aus Outlook oder Gmail, holt Text aus dem PDF, lässt eine KI die Felder strukturiert zurückgeben und wartet mit „Send and Wait for Response“ auf die Freigabe per Mail, Teams oder Slack. Für die KI wählen Sie einen Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder ein Modell, das Sie selbst betreiben.
Bevor Sie bauen
Zählen Sie einen Monat lang mit: Wie viele Rechnungen kommen, wie viele davon sind schon E-Rechnungen, wie viele PDFs, wie viele Papier? Davon hängt ab, wie viel KI Sie überhaupt brauchen und was das Auslesen kostet.
Was ein Mensch entscheiden sollte
Die KI liest aus und prüft. Entscheiden sollte sie nicht. Die Freigabe der Zahlung, jede geänderte Bankverbindung, Abweichungen zur Bestellung und die Kontierung in Zweifelsfällen gehören zu einem Menschen. Legen Sie vorher fest, ab welchem Betrag eine zweite Person freigibt. Der Ablauf hält diese Regeln ein, aber er macht sie nicht.
Wo das an Grenzen stößt
Bei zehn Rechnungen im Monat lohnt sich ein eigener Ablauf selten. Schwierig wird es auch, wenn Rechnungen sehr unterschiedlich aussehen, viele Positionen haben oder auf mehrere Projekte verteilt werden müssen. Dann steigt der Anteil, den ein Mensch nachbearbeitet. Und der Ablauf ist nur so gut wie die Stammdaten dahinter: Fehlen Lieferanten, Bestellungen oder Bankverbindungen, kann er nichts abgleichen.
Wo aenuma hilft
aenuma baut diesen Ablauf in Ihrer Umgebung, etwa mit Microsoft 365, n8n oder Make, und übergibt die Daten an Ihre Buchhaltung, soweit diese eine Schnittstelle hat. Wir testen ihn mit echten Rechnungen aus Ihrem Alltag. Welche Schritte automatisch laufen und wo ein Mensch freigibt, legen wir vorher gemeinsam fest. Danach führen wir den Ablauf im Team ein und betreuen ihn auf Wunsch weiter.
Wenn Sie noch nicht wissen, ob sich das bei Ihrer Rechnungsmenge lohnt, klären wir das im ersten Gespräch.
Häufige Fragen
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ja. Entscheidend ist, dass Sie die E-Rechnung danach im Original verarbeiten und archivieren können. Ein eigenes Postfach nur für Rechnungen macht die Automatisierung deutlich einfacher.
Brauche ich KI, wenn ich nur noch E-Rechnungen bekomme?
Für das Auslesen nicht. XRechnung und ZUGFeRD enthalten die Daten schon strukturiert. KI hilft dann eher bei der Zuordnung, etwa zu welchem Projekt eine Rechnung gehört. Solange noch PDFs und Papier kommen, brauchen Sie für diesen Teil eine Erkennung. Das bleibt auch nach 2028 so, weil es Ausnahmen gibt, etwa Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen aus dem Ausland.
Was kostet das Auslesen mit Power Automate?
Laut Microsoft kostet eine Rechnungsseite mit dem vorgefertigten Modell 8 Copilot Credits, bei Abrechnung nach Verbrauch 0,08 US-Dollar. Dazu kommt die Premium-Lizenz für Power Automate. Wer noch AI-Builder-Credits aus einer bestehenden Lizenz hat, nutzt diese bis zum Ende der Vertragslaufzeit zuerst.
Darf eine KI Rechnungen selbst buchen?
Technisch ist das möglich. Wir empfehlen es nicht ohne Prüfung. Sinnvoll ist ein Ablauf, der eindeutige Rechnungen vorbereitet und alles Unsichere einem Menschen vorlegt. Wie das in Ihre Verfahrensdokumentation passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der E-Rechnung (Bundesministerium der Finanzen)
FAQ zur E-Rechnung (Bundesministerium der Finanzen)
Overview of licensing, AI Builder (Microsoft Learn)
End of AI Builder credits (Microsoft Learn)
Microsoft Outlook node (n8n Docs)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026.
Wie viele Rechnungen tippen Sie noch von Hand ab?
Beschreiben Sie uns, wie Rechnungen bei Ihnen heute ankommen und wer sie freigibt. Wir sagen Ihnen, welcher Teil sich automatisieren lässt und wo ein Mensch entscheiden sollte. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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