Ratgeber · KI
Darf unser Team Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Die kurze Antwort: In ein privates ChatGPT-Konto gehören keine personenbezogenen oder vertraulichen Kundendaten. In einem geschäftlichen Tarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung kann es zulässig sein, wenn Sie einige Punkte vorher klären. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied zwischen privaten Konten und Business-Tarifen, was Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten besprechen sollten und wie eine einfache KI-Regel für Ihr Team aussieht. Er ersetzt keine Rechtsberatung, sondern hilft Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen.
Was hier mit Kundendaten gemeint ist
In einer Beratung oder bei einem Dienstleister landen zwei Arten von Kundendaten schnell in einer KI:
• Personenbezogene Daten: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, aber auch Gesprächsnotizen, in denen es um bestimmte Personen geht. Für sie gilt die DSGVO.
• Vertrauliche Geschäftsinformationen: Angebote, Zahlen, Strategien, interne Dokumente eines Kunden. Für sie gelten meist Vertraulichkeitsvereinbarungen aus Ihrem Vertrag mit dem Kunden.
Beides kann in derselben Mail stehen. Wer eine Kundenmail in eine KI kopiert, um eine Antwort zu entwerfen, gibt in der Regel beides weiter.
Private Konten: Free, Plus und Pro
Bei persönlichen ChatGPT-Konten ist laut OpenAI das Teilen von Daten für das Modelltraining standardmäßig eingeschaltet. Sie können es abschalten: unter „Einstellungen“, „Datenkontrollen“ mit der Option „Das Modell für alle verbessern“. Neue Gespräche werden dann nicht mehr zum Training verwendet. Temporäre Chats werden ebenfalls nicht zum Training verwendet, können aber aus Sicherheitsgründen bis zu 30 Tage gespeichert werden.
Das löst das Grundproblem nicht. Für persönliche Konten gibt es keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Unternehmen. Geben Mitarbeitende dort Kundendaten ein, fehlt deshalb in der Regel die vertragliche Grundlage für diese Weitergabe. Das ist ein Risiko für Ihr Unternehmen, nicht nur für die einzelne Person.
Geschäftliche Angebote: ChatGPT Business, Enterprise und Microsoft Copilot
Bei den geschäftlichen Tarifen sieht es anders aus:
• ChatGPT Business und ChatGPT Enterprise: OpenAI trainiert nach eigener Aussage standardmäßig nicht mit den geschäftlichen Daten. Für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API bietet OpenAI einen Zusatz zur Datenverarbeitung (Data Processing Addendum) an. Ob der Zusatz für Ihren Vertrag schon gilt oder gesondert abgeschlossen werden muss, prüfen Sie in Ihren Vertragsunterlagen. OpenAI stellt dafür ein Formular bereit.
• Microsoft Copilot Chat und die Copilot-Lizenz (früher Microsoft 365 Copilot): Mit einem Arbeits- oder Schulkonto gelten laut Microsoft der Datenschutznachtrag (DPA) und die Produktbedingungen, Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter. Eingaben, Antworten und die Daten aus Microsoft 365 werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet. Eine Einschränkung nennt Microsoft selbst: Websuchen, die Copilot an Bing schickt, fallen nicht unter diesen Nachtrag und nicht unter die EU-Datengrenze. Für diese Websuchen handelt Microsoft als eigener Verantwortlicher.
Ein geschäftlicher Tarif ist also in der Regel die Voraussetzung, nicht schon die Erlaubnis. Was darüber hinaus zu klären ist, steht im nächsten Abschnitt.
Was Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Datenschutzberatung klären sollten
Diese Fragen sollten beantwortet sein, bevor Kundendaten regelmäßig in eine KI gehen:
1. Rechtsgrundlage: Auf welcher Grundlage verarbeiten Sie die Daten für diesen Zweck?
2. Vertrag mit dem Anbieter: Ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, und wo werden die Daten verarbeitet?
3. Verträge mit Ihren Kunden: Erlauben Ihre Vertraulichkeitsvereinbarungen, Kundeninformationen an einen solchen Dienst weiterzugeben? Manche Kunden schließen das ausdrücklich aus.
4. Besondere Pflichten: Unterliegen Sie oder Ihre Kunden einer beruflichen Schweigepflicht, etwa in Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung oder im Gesundheitswesen? Dann gelten strengere Anforderungen.
5. Information: Müssen Ihre Datenschutzhinweise oder das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzt werden?
6. Speicherung und Zugriff: Wie lange bleiben Gespräche gespeichert, und wer kann sie einsehen?
Warum ein Verbot allein nicht reicht
Viele Unternehmen sagen „keine KI mit Kundendaten“ und lassen es dabei. Die Arbeit bleibt aber. Laut einer repräsentativen Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft vom März und April 2026 nutzen knapp drei von zehn Beschäftigten, die KI beruflich einsetzen, Werkzeuge, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Das Institut empfiehlt deshalb keine reinen Verbote, sondern datenschutzkonforme Werkzeuge, Kompetenzaufbau und klare Nutzungsregeln.
Für Sie heißt das: ein geschäftliches Werkzeug bereitstellen und klar regeln, was hinein darf. Dazu kommt eine rechtliche Pflicht: Artikel 4 der KI-Verordnung der EU verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten. Eine kurze Regel mit einer Einweisung ist ein einfacher Anfang.
Eine KI-Regel auf einer Seite
Eine Regel, die Ihr Team tatsächlich liest, passt auf eine Seite. Sie beantwortet sechs Fragen:
1. Welches Werkzeug ist freigegeben, mit welchem Konto?
2. Welche Daten dürfen hinein, zum Beispiel eigene Texte, anonymisierte Notizen, öffentliche Informationen?
3. Welche Daten nie, zum Beispiel Gesundheitsdaten, Bankdaten, Zugangsdaten, Unterlagen von Kunden mit ausdrücklichem Ausschluss?
4. Wie anonymisieren Sie, wenn es ohne Kundendaten nicht geht, etwa „Kunde A“ statt Firmenname? Initialen oder Platzhalter reichen nicht, wenn sich aus dem Zusammenhang erkennen lässt, um wen es geht.
5. Wer prüft Ergebnisse, bevor sie an einen Kunden gehen?
6. Wen fragen Mitarbeitende im Zweifel?
Wo aenuma hilft
aenuma setzt vereinbarte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben wie Antwortentwürfe, Terminvorbereitung oder Angebotsentwürfe in den Werkzeugen um, die Ihr Unternehmen bereits freigegeben hat. Welche Informationen der Ablauf nutzt, welche Schritte eine Person freigibt und wie mit Ausnahmen umgegangen wird, legen wir vor der Umsetzung gemeinsam fest. Für die erste Einordnung können sensible Informationen anonymisiert werden.
Rechtliche Fragen wie Rechtsgrundlage, Verträge mit Ihren Kunden oder berufliche Schweigepflichten klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung. Ihre Vorgaben dazu fließen in die Umsetzung ein.
Häufige Fragen
Reicht es, im privaten Konto das Training auszuschalten?
Nein. Das Abschalten verhindert, dass neue Gespräche zum Training verwendet werden. Es ersetzt aber keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter. Für personenbezogene oder vertrauliche Kundendaten ist ein geschäftlicher Tarif in der Regel die Voraussetzung.
Ist ein temporärer Chat sicher genug für Kundendaten?
Temporäre Chats werden laut OpenAI nicht zum Training verwendet, können aber bis zu 30 Tage gespeichert werden. Auch hier fehlt im privaten Konto der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Kundendaten ist das deshalb keine Lösung.
Gilt das alles auch für Microsoft Copilot?
Für Copilot Chat mit einem Arbeitskonto gelten die Datenschutzbedingungen von Microsoft für Unternehmen, auch ohne zusätzliche Copilot-Lizenz. Die kostenlose Copilot-App mit einem privaten Microsoft-Konto ist etwas anderes. Prüfen Sie, mit welchem Konto Ihr Team tatsächlich angemeldet ist. Ein Vergleich der Varianten steht im Ratgeber Copilot, ChatGPT Business oder ein fester KI-Ablauf.
Quellen
Datenkontrollen in ChatGPT (OpenAI Help Center)
Enterprise-Datenschutz bei OpenAI (OpenAI, aktualisiert am 8. Januar 2026)
Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat (Microsoft Learn)
Schatten-KI: Beschäftigte sind schneller als ihre Betriebe (IW-Kurzbericht Nr. 63/2026, Institut der deutschen Wirtschaft)
Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz (EUR-Lex, Artikel 4, inzwischen durch den sogenannten Digital Omnibus von 2026 neu gefasst)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026.
Wie geht Ihr Team heute mit KI und Kundendaten um?
Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe mit KI vorbereiten möchten, ohne dass Kundendaten in private Konten wandern, sprechen wir gern über Ihren Anwendungsfall. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
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