Ratgeber · Automatisierung
Outlook: Ordner oder Kategorien für Kunden? Entscheiden und automatisieren
Wer mehrere Kunden aus einem Outlook-Postfach betreut, muss irgendwann festlegen, wie die Mails sortiert werden. Ob Sie in Outlook Ordner oder Kategorien nutzen, klingt nach Geschmackssache. Es bestimmt aber, was Sie später automatisieren können, denn Regeln, Schnellschritte, Power Automate und Copilot behandeln beides unterschiedlich. Dieser Ratgeber hilft bei der Entscheidung und zeigt für beide Wege die passende Automatisierung, mit den Menübezeichnungen im neuen Outlook, im klassischen Outlook und in Outlook im Web.
Outlook-Ordner oder Kategorien: worin der Unterschied liegt
Ein Ordner ist ein Ort. Eine Mail liegt immer in genau einem Ordner, und wenn Sie sie verschieben, verschwindet sie aus dem Posteingang. Eine Kategorie ist eine Markierung. Microsoft beschreibt Farbkategorien als Mittel, um zusammengehörige Elemente wie Notizen, Kontakte, Termine oder E-Mail-Nachrichten zu gruppieren, und ein Element kann mehrere Kategorien tragen.
Ein Kundenordner ergibt ein sauberes Archiv. Eine Kundenkategorie lässt die Mail, wo sie ist, und markiert auch den Kundentermin im Kalender.
Ordner
Ein Ablageort pro Mail
Mail verlässt den Posteingang
Gut fürs Archiv und für Automatisierungen, die einen Ordner überwachen
Nicht für Termine
Kategorien
Mehrere Markierungen pro Element
Mail bleibt, wo sie ist
Auch für Termine
Bei IMAP-Konten nicht verfügbar
Was zu Ihrer Arbeitsweise passt
1. Ordner, wenn Mails nach dem Ablegen erledigt sind
Sie betreuen wenige Kunden und brauchen vor allem ein aufgeräumtes Archiv. Ein Ordner pro Kunde hält den Posteingang kurz, und eine Regel übernimmt das Ablegen.
2. Kategorien, wenn eine Mail zu mehreren Themen gehört
Eine Mail von Jana bei der Muster Logistik GmbH kann den Kunden und gleichzeitig ein internes Thema betreffen. Mit Kategorien markieren Sie beides. Auch Kundentermine im Kalender bekommen so dieselbe Markierung wie die Mails.
3. Beides kombinieren, mit klaren Rollen
Eine mögliche Aufteilung: Ordner für den Kunden, Kategorien für den Bearbeitungsstand („Antwort offen“, „Wartet auf Kunde“). Umgekehrt geht es auch, also eine Kategorie pro Kunde und Ordner nur fürs Jahresarchiv. Wichtig ist nur, dass jedes Werkzeug eine Aufgabe hat und es nicht für denselben Kunden Ordner und Kategorie gibt.
Bei mehr als einer Handvoll Kunden wiederholen sich die Kategoriefarben, und nichts hindert zwei Kategorien daran, dieselbe Farbe zu nutzen. Entscheidend ist deshalb der Name. Ein Präfix wie „Kunde: Muster Logistik“ hält alle Kundenkategorien in der Liste beieinander.
Bordmittel: Regeln und Schnellschritte
1. Regel, die in den Kundenordner verschiebt
Im neuen Outlook klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Mail des Kunden, wählen Regeln > Regel erstellen und dann den Ordner. In Outlook im Web finden Sie die Regeln unter Einstellungen > E-Mail > Regeln. Im klassischen Outlook geht es über Datei > Info > Regeln und Benachrichtigungen verwalten, dort legen Sie eine Regel an, die Mails des Kunden in seinen Ordner verschiebt.
2. Regel, die eine Kategorie zuweist
Posteingangsregeln in Microsoft 365 können statt zu verschieben auch eine Kategorie setzen. Als Bedingung eignet sich die Absenderadresse mit der Domain des Kunden. Die Mail bleibt im Posteingang. So landet keine dringende Anfrage unbemerkt in einem Ordner.
3. Regel auf vorhandene Mails anwenden
Neue Regeln greifen nur bei neuen Mails. Im neuen Outlook wählen Sie unter Einstellungen > E-Mail > Regeln das Symbol Regel jetzt ausführen neben der Regel. Auch im klassischen Outlook lässt sich eine Regel im Dialog Regeln und Benachrichtigungen auf vorhandene Mails anwenden. Wenn Sie vom klassischen Outlook umgestiegen sind: Manche alten Regeln laufen clientseitig, also nur bei geöffnetem klassischem Outlook, und werden vom neuen Outlook nicht verarbeitet. Legen Sie diese neu an.
4. Schnellschritte für alles, was keine Regel erfasst
Schnellschritte bündeln mehrere Aktionen in einem Klick, etwa das Verschieben in den Kundenordner. Im neuen Outlook öffnen Sie auf der Registerkarte Start das Dropdownmenü neben Schnellschritte und wählen Schnellschritte verwalten. Als Tastenkombination stehen Strg+Umschalt+5 bis 9 bereit. Außerdem können Sie jeder Farbkategorie eine eigene Tastenkombination zuweisen, dann geht das Markieren von Hand schneller.
Power Automate: nach Kunden-Domain ablegen oder markieren
Kommen beim Kunden ständig neue Ansprechpartner dazu, ist ein Filter auf die Domain verlässlicher als einer auf einzelne Absender. Das erledigt Power Automate, Microsofts Dienst für automatische Abläufe, sogenannte Flows, mit dem Connector Office 365 Outlook. Flows legen Sie unter make.powerautomate.com an. Unten stehen die englischen Namen aus der Microsoft-Dokumentation, in Klammern die Bezeichnung aus der deutschen Connector-Referenz. In Ihrer Oberfläche kann sie leicht abweichen.
Ablauf in Kurzform: jede Mail einer Kunden-Domain kategorisieren
1. Neuer automatisierter Cloud-Flow, Trigger When a new email arrives (V3) („Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)“), Ordner: Posteingang.
2. Aktion Compose („Verfassen“) mit einem Ausdruck wie toLower(last(split(triggerOutputs()?['body/from'], '@'))), das ergibt die Absender-Domain.
3. Aktion Switch auf dieses Ergebnis, ein Fall pro Kunde, zum Beispiel muster-logistik.de.
4. In jedem Switch-Fall die Aktion Assigns an Outlook category („Weist eine Outlook Kategorie zu“) mit der Message Id aus dem Trigger und der Kategorie „Kunde: Muster Logistik“. Legen Sie die Kategorie vorher in Outlook an.
5. Wer lieber ablegt, nimmt Move email (V2) („Verschieben von E-Mails (V2)“) statt der Kategorie-Aktion.
Das ist eine Skizze, keine getestete Vorlage. Probieren Sie den Flow mit ein paar Testmails aus, bevor Sie sich darauf verlassen.
Drei Hinweise aus der Microsoft-Dokumentation: Der Trigger überwacht nur den gewählten Ordner. Mails, die eine Regel schon verschoben hat, lösen ihn deshalb nicht aus. Eine verschobene Mail gilt für den Trigger nicht als neu, er richtet sich nach dem Empfangszeitpunkt. Und jede eingehende Mail startet einen Lauf, der gegen Ihr Ausführungskontingent zählt, auch wenn der Switch zu keinem Kunden passt. Für vorhandene Mails gibt es Assign a category to multiple emails („Zuweisen einer Kategorie zu mehreren E-Mails“) mit einer Liste von Message IDs, die etwa die Aktion Get emails (V3) liefert.
Was Copilot bei Ordnern und Kategorien kann
Copilot Chat in Outlook steht berechtigten Nutzern auch ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz zur Verfügung. Er beantwortet Fragen zu Posteingang, Kalender und Besprechungen und führt einfache Aktionen aus, etwa alle ungelesenen Mails Ihres Vorgesetzten zu kennzeichnen. Mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz greift Copilot auf deutlich mehr Inhalte aus Microsoft 365 zu.
Die Versionshinweise vom 23. September 2026 führen unter Microsoft 365 Copilot neue Befehle für Outlook auf: Mails löschen, verschieben, kopieren und kategorisieren, Ordner anlegen sowie Regeln erstellen und verwalten. Vor Aktionen auf mehr als fünf Mails oder Änderungen an Regeln holt Copilot Ihre Bestätigung ein. Genannt werden klassisches und neues Outlook, Outlook im Web, Mac und Mobilgeräte. Ob die Befehle auch in Copilot Chat ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz funktionieren, steht dort nicht.
Prompts zum Ausprobieren (ungetestet, Ergebnis prüfen)
"Erstelle eine Regel, die allen Mails von muster-logistik.de die Kategorie ‚Kunde: Muster Logistik‘ zuweist."
"Verschiebe die Mails von Muster Logistik aus dem letzten Monat in den Ordner Kunden/Muster Logistik."
Am Ende entsteht trotzdem eine Regel, ein Ordner oder eine Kategorie. Copilot beschleunigt die Einrichtung, pflegt das System aber nicht, wenn ein Kunde die Domain wechselt oder ein Projekt endet.
Wo Ordner und Kategorien an Grenzen stoßen
Für eine Handvoll Kunden reichen Ordner oder Kategorien und eine Regel aus. Darüber zeigen sich dieselben Lücken, egal wofür Sie sich entschieden haben:
1. Kunde ist nicht gleich Mandat
Zwei Projekte für die Muster Logistik GmbH kommen von derselben Domain. Eine Regel kann die ERP-Einführung nicht vom Prozessaudit unterscheiden.
2. Ihre eigenen Antworten fehlen im Kundenordner
Posteingangsregeln greifen bei eingehenden Mails. Was Sie gesendet haben, bleibt meist im Ordner Gesendete Elemente, solange Sie es nicht selbst ablegen oder markieren. Der Kundenordner zeigt dann nur die halbe Korrespondenz. Wie Sie gesendete Mails einbeziehen, zeigt der Ratgeber Outlook: alle Mails eines Kunden finden.
3. Markierungen zeigen nicht, was vereinbart ist
Ein voller Ordner sagt nicht, was vereinbart ist, was offen ist und wer wem etwas schuldet. Vor jedem Gespräch lesen Sie den Verlauf neu, wie im Ratgeber Kundengespräch vorbereiten beschrieben.
4. Alles hängt an Ihrem Postfach
Ordner und Kategorienliste gehören zu Ihrem Postfach. Übernimmt eine Kollegin den Kunden, wandert Ihr System nicht mit.
Wo aenuma hilft
Ob Ordner oder Kategorien: Das System trägt nur, wenn jede Mail an der richtigen Stelle landet, und bei vielen Kunden wird das zur täglichen Handarbeit. aenuma kann diesen Schritt für Ihr Team automatisieren: Wir verbinden Ihr Postfach mit den Werkzeugen, die Sie schon nutzen, bauen den vereinbarten Ablauf zum Sortieren auf und testen ihn mit repräsentativen Beispielen. Was automatisch passieren darf und wann ein Mensch prüft, legen wir vorher gemeinsam fest, und Änderungen in Ihren Systemen brauchen Ihre Freigabe.
Die aenuma-App müssen Sie dafür nicht einsetzen. Wenn Sie lieber selbst je Mandat den Überblick behalten, führt die App aus den Mails und Terminen, die Sie zuordnen, ein Briefing. So bleiben zwei Projekte desselben Kunden getrennt. Der Zugriff aufs Postfach ist standardmäßig nur lesend, Ihre Ordner bleiben also unverändert.
Häufige Fragen
Sollte ich in Outlook Ordner oder Kategorien für Kunden nutzen?
Ordner, wenn Sie wenige Kunden betreuen und vor allem ein sauberes Archiv wollen. Kategorien, wenn Mails zu mehreren Themen gehören oder auch Termine markiert werden sollen.
Kann eine Outlook-Regel automatisch eine Kategorie zuweisen?
Ja. Posteingangsregeln in Microsoft 365 können eine Kategorie setzen, statt die Mail zu verschieben. Die Menüwege je Outlook-Variante stehen oben im Abschnitt zu Regeln.
Funktionieren Kategorien im neuen Outlook, im klassischen Outlook und in Outlook im Web?
Ja, für Microsoft-365-Konten. Nur die Menüs unterscheiden sich, die Microsoft-Anleitung zu Farbkategorien in den Quellen beschreibt jede Variante. IMAP-Konten unterstützen keine Kategorien.
Sortiert Copilot Kundenmails auch ohne Lizenz?
Copilot Chat in Outlook arbeitet auch ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz mit Posteingang, Kalender und Besprechungen. Ob die neueren Befehle zum Verschieben, Kategorisieren und für Regeln ohne diese Lizenz funktionieren, sagt Microsoft nicht (siehe den Abschnitt zu Copilot oben).
Quellen
Erstellen und Zuweisen von Farbkategorien in Outlook
Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook
Automatisieren allgemeiner oder sich wiederholender Aufgaben mit schnellen Schritten in Outlook
New-InboxRule (ApplyCategory, MoveToFolder)
Kategorisieren von Outlook-Elementen (Tastenkombinationen je Kategorie)
Regeln in Outlook deaktiviert (Datei > Info > Regeln und Benachrichtigungen verwalten)
Office 365 Outlook Connector
Cloud-Flow anhand von E-Mail-Eigenschaften auslösen
Übersicht über Microsoft Copilot Chat
Chatten mit Copilot in Outlook
Microsoft 365 Copilot release notes (23.09.2026: Outlook triage actions)
Von Joshua Schütt, Gründer von aenuma. Stand: Oktober 2026. Beispiele sind frei erfunden. Menübezeichnungen können zwischen neuem Outlook, klassischem Outlook und Outlook im Web abweichen.
Wie sortiert Ihr Team heute Kundenmails?
Beschreiben Sie ein Beispiel: wie Mails heute abgelegt werden, welche Werkzeuge Sie nutzen und wo etwas verloren geht. Eine fertige technische Lösung brauchen Sie dafür nicht. Noch unsicher, wo Sie anfangen? Der Zeitfresser-Check zeigt, welche Aufgabe sich als erster Ablauf anbietet.
Gespräch vereinbaren